CIIBOS được khởi nguồn từ năm 2014 bởi Kĩ sư phần mềm Ông Lê Thành Đức. Ông tốt nghiệp Đại học Macquarie Australia chuyên ngành khoa học máy tính, cựu giảng viên tại Đại Học Macquarie – Sydney Australia.

CIIBOS-VN chính thức được mở tại Việt Nam vào năm 2016, và đây cũng là nơi toàn bộ team kĩ thuật phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng hoạt động tại Việt Nam. Các lĩnh vực được CIIBOS phát triển và mở rộng như: lập trình phần mềm ứng dụng vào quản lý toàn diện doanh nghiệp với sản phẩm Passport2IT SME ERP và ứng dụng vào quản lý cửa hàng – chuỗi cửa hàng với sản phẩm Passport2IT POS, gia công phần mềm theo yêu cầu khách hàng, điều chỉnh mở rộng thêm các chức năng theo đặc thù từng doanh nghiệp trên các sản phẩm sẵn có.

CIIBOS-VN luôn chú trọng đến nhân sự. Quy trình tốt và nhân sự tốt sẽ cho ra đời các sản phẩm tốt.

Phương châm của CIIBOS: Nhân sự giỏi + sản phẩm tốt + khách hàng hỗ trợ 🡺 triển khai giải pháp thành công

Dịch vụ CIIBOS cung cấp

Giải pháp phần mềm đóng gói

Passport2IT SME ERP là phần mềm chuyên về quản lý doanh nghiệp và Passport2IT POS là phần mềm chuyên về quản lý cửa hàng – chuỗi cửa hàng là 2 sản phẩm đóng gói được phát triển bởi CIIBOS-VN. Các sản phẩm này được nghiên cứu, thiết kế và phát triển dựa trên chuẩn mực của nhà nước, đáp ứng các yêu cầu khác nhau của khách hàng và được kế thừa một nền tảng công nghệ tiên tiến, các quy trình chặt chẽ trong việc vận hành và quản lý từ các nước phát triển.

Phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT POS

Phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp vừa và nhỏ

Passport2IT SME ERP

Chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu của khách hàng

Các giải pháp đóng gói luôn là không đủ, khi mà nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp là liên tục, và mỗi doanh nghiệp luôn có những yêu cầu đặc thù riêng hoặc là mở rộng thêm chức năng của phần mềm sẵn có, hoặc là xây dựng thêm những module mới để đáp ứng nhu cầu vận hành thay đổi, hoặc là tích hợp – kết nối với các giải pháp khác để hình thành một hệ sinh thái phần mềm cho doanh nghiệp. Với một đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, thì gia công phần mềm theo yêu cầu là một mảng mạnh của CIIBOS-VN.

NodeJS, AngularJS, MongoDB, Google Cloud Platform
HTML5, CSS3, Bootstrap, Javascript
Microsoft technologies, Open source platforms, Oracle, SQL, MySQL
Unity3D for extensive mobile development

Tư vấn giải pháp và gia công phần mềm

CIIBOS-VN cung cấp các dịch vụ tư vấn về giải pháp IT trên nhiều lĩnh vực như ERP, Logistics Supply Chain, Container Terminal Operation System… Với nhiều project được thực hiện trong và ngoài nước. CIIBOS là đối tác triển khai tại Việt Nam của giải pháp phần mềm quản lý cảng biển nổi tiếng thế giới TopX System của Realtime Business Solution (RBS) – Sydney Australia, hiện đang được sử dụng rộng rãi tại các cảng biển lớn nhất tại Việt Nam. Bên cạnh là giải phải quản lý chuỗi cung ứng Logistics Supply Chain – của nhà cung cấp Cargo Wise One, mà khách hàng tiêu biểu nhất là DHL.

Với đội ngũ nhân sự am hiểu về các lĩnh vực đặc thù, và kinh nghiệm triển khai các project phức tạp, trong cũng như ngoài nước, CIIBOS mang lại cho khách hàng một sự an tâm và một phân tích đúng đắn cho những giải pháp IT chiến lược, định hình sự phát triển lâu dài của Công Ty.

TopX Advance – Giải pháp quản lý cảng biển toàn diệnCargo Wise One – Giải pháp quản lý Logistics Supply Chain
Passport2IT ERP – Giải pháp quản lý Công tyPassport2IT POS – Giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng
Kaseya & Datto – Giải pháp kiểm soát và bảo mật

$E:\Shared_Server_Data\SALES TEAM\Brand design\Company profile\Materials\eWorldPlus-Flowchart.jpg$

Sản phẩm Passport2IT SME ERP

Điểm tạo nên sự khác biệt của Passport2IT ERP

Chi phí đầu tư ban đầu thấp cho doanh nghiệp muốn áp dụng ERP vào quản lý, nhưng chưa thể tiếp cận các giải pháp ERP chuyên nghiệp như SAP, Oracle
Giải pháp cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh thêm theo đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo việc phát triển của doanh nghiệp không bị gián đoạn khi mà một giải pháp đóng gói không thể phát triển thêm được nữa.
Một giải pháp quản lý nội bộ mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp quản lý đa chi nhánh, đa ngành nghề trên cùng một cơ sở dữ liệu trung tâm

Khi nào doanh nghiệp đã bắt đầu cần giải pháp ERP?

Khi việc kinh doanh phát triển, chủ doanh nghiệp thường nhận ra hệ thống và những quy trình làm việc cũ không còn hiệu quả nữa. Nhưng trước khi họ nhận ra vấn đề thì việc kinh doanh đã phải đối mặt với vấn đề theo dõi đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng đang ngày càng giảm sút. Dự báo bán hàng dựa trên phỏng đoán nhiều hơn là số liệu thực tế, theo dõi hàng tồn kho rất khó khăn… Nếu những vấn đề này quen thuộc với bạn thì có lẽ đã đến lúc công ty phải cân nhắc triển khai một hệ thống ERP.

Sau đây là 5 dấu hiệu hàng đầu cho thấy công ty đang rất cần một hệ thống ERP tốt và phù hợp.

1. Dữ liệu khó truy cập

Trong khi công việc kinh doanh tạo ra rất nhiều thông tin thì nhân viên công ty lại khó tiếp cận được những thông tin này. Mỗi lần ai có hỏi về doanh số trung bình biên hay chỉ số đo lường như số đơn hàng mỗi ngày hay lượng sales cập nhật, bạn cần phải mất rất nhiều thời gian để lấy và phân loại thông tin. Trường hợp xuất ra báo cáo còn phải lâu hơn nữa.

Nếu nói về tính tự động, di động và tích hợp thông tin thì giải pháp ERP vượt trội hơn hẳn những hệ thống đơn lẻ và bảng tính Excel cần phải liên tục cập nhật và tinh chỉnh bằng tay.

Nhân viên toàn công ty cần tiếp cận được những thông tin chủ chốt càng nhanh càng tốt để bắt kịp nhịp độ của yêu cầu từ công việc. Với hệ thống ERP, không chỉ các quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào mà các nhân viên cũng có thể truy cập các thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.

2. Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau

Nhân viên công ty bạn lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có sử dụng một hệ thống để làm sổ sách trong khi nhân viên sales sử dụng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách vào không? Nhân viên ở kho cũng sử dụng một hệ thống giải pháp hoàn toàn khác để vận chuyển và nhận hàng? Nếu hầu hết các câu trả lời là ‘có’ thì khả năng tương tác kém là điều không tránh khỏi.

Sự thiếu nhất quán trong hệ thống có thể tàn phá cả một quá trình. Bắt đầu ở các hệ thống đầu-cuối hoạt động tách biệt với nhau khiến thông tin không chính xác từ doanh số bán hàng ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tồn kho. Kế đó bộ phận kế toán cũng không nhận được thông tin chính thức, kéo theo một loạt các hệ lụy cho ngân sách marketing và lương bổng.

Trong trường hợp đó, giải pháp ERP chính là liều thuốc giải gom các hệ thống hiện hành lại thành một. Với một nguồn thông tin, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn. Phần mềm ERP sẽ tích hợp các hệ thống để các hoạt động kinh doanh đều dựa trên một cơ sở dữ liệu đơn lẻ.

3. Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn

Kế toán là bộ phận nhạy cảm nhất với bất kỳ thay đổi gì trong doanh nghiệp. Nếu như nhân viên kế toán của bạn mất hàng giờ mỗi tuần để nhập tay những hóa đơn giấy, đơn đặt hàng và củng cố thông tin tài chính thông qua vô số bảng tính Excel, thì bạn cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp tốt hơn.

Thời gian tiết kiệm mà ERP có thể đem lại khi dùng hệ thống xử lý các công việc trên là một lợi thế vô cùng lớn thứ nhất. Độ chính xác và phân tích các con số trong kinh doanh là lợi thế thứ hai.

Với tất cả dữ liệu tài chính trong một cơ sở đơn nhất, nhân viên kế toán của công ty sẽ được giải phóng khỏi công việc giấy tờ khô khan, làm việc có năng suất hơn và cho ra những báo cáo quan trọng mà không có sự chậm trễ hay chống đối nào. Điều này hết sức quan trọng với hoạt động vận hành cơ bản của công ty và đóng vai trò quan trọng

trong việc cải thiện năng suất

4. Tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ độc lập

Có rất nhiều thách thức khi công việc kinh doanh mở rộng. Một trong số đó là.

Đội ngũ bán hàng tốn thời gian để yêu cầu thông tin và đưa ra dự báo.
Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa và do vậy, phản ứng chậm chạp với yêu cầu.
Quản lý tồn kho quá tải.

Khi doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ tách biệt, nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ trong nội bộ công ty mà còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng.

Một giải pháp ERP tốt với đầy đủ các tính năng điện toán đám mây và công cụ phân tích sẽ giúp công ty vượt qua các thử thách nói trên.

Những nhân viên tuyến đầu giờ đây có thể trả lời bất cứ vấn đề liên quan đến đơn hàng của khách mà không cần phải gác máy để gọi hỏi bộ phận khác. Khách hàng có thể theo dõi tài khoản hay tình trạng đơn hàng thông qua hệ thống website.

Sales sẽ được cải thiện, nhờ vào những thông tin được cập nhật liên tục và dễ truy cập thông qua tích hợp nội bộ với các thiết bị nhỏ, khiến cho việc tiếp cận dữ liệu từ mọi lúc mọi nơi trở thành hiện thực. Cuối cùng, quản lý kho sẽ thấy chuỗi cung ứng tự động dễ dàng hơn để theo dõi hàng trong kho và đơn đặt đến. Điều này khiến cho việc kinh doanh của công ty phản ứng tốt hơn với cầu của thị trường.

5. Quản trị kém và cơn ác mộng của IT

‘Quá phức tạp’, ‘tốn kém’ và ‘tốn thời gian’ là ba từ thường nghe nhất trong mô tả quản lý IT trong một công ty có nhiều hệ thống. Điều chỉnh, tích hợp và bảo trì những hệ thống này với các bản sửa lỗi và nâng cấp sẽ ngày ngày tiêu hao nguồn lực. Khắp các phòng ban, lời phàn nàn về các chi tiết công việc bị bỏ sót, những động tác quan trọng bị bỏ qua và các nguồn lực đang không được quản lý đúng đắn.

Một hệ thống ERP sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề bằng cách áp dụng các quy trình công việc vào từng phòng ban, có thể thay đổi được khi cần thiết. Khi các những quy trình liên quan đến những phòng ban này, bạn có thể giải quyết những rắc rối quản lý.

Những lý do đáng chú ý nhất cho việc hoạt động kém năng suất của một công ty có thể bắt nguồn từ những yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy 5 dấu hiệu của một hệ thống phần mềm không hiệu quả thì lựa chọn ERP là điều cần thiết. Đã đến đến lúc doanh nghiệp phát triển một cách vững chắc và thiết kế lại quy trình dòng chảy của thông tin xuyên suốt doanh nghiệp bằng một giải pháp thực sự chuyên nghiệp: giải pháp ERP.

Bạn cần gì để bắt đầu

ERP được coi là một hệ thống, một giải pháp hơn là một sản phẩm phần mềm. Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ cấu thành, và mỗi phân hệ được sử dụng ở một hay nhiều phòng ban. ERP vừa đóng vai trò là một công cụ để thu thập, xử lý dữ liệu (chức năng của một sản phẩm), vừa đóng vai trò là một công cụ để kết nối các thành viên trong công ty lại với nhau, qua một cơ sở dữ liệu duy nhất, và quan trọng hơn hết, ERP đóng vai trò như một công cụ cưỡng bức thực thi nội quy của công ty một cách minh bạch và không có sự thiên vị: Vai trò mỗi người được làm việc gì, quyền hạn của mỗi người, giờ giấc làm việc, công việc thực hiện trong ngày, mức độ hoàn thành công việc, toàn bộ lịch sử làm việc… Do ERP có tính phụ thuộc vào quy trình công ty, và sự phức tạp trong việc kết nối con người, nên một hệ thống ERP muốn triển khai thành công phải đảm bảo:

Vai trò của người đứng đầu doanh nghiệp là quan trọng nhất. Người đứng đầu phải hiểu rất rõ ERP là một giải pháp, và mọi giải pháp (cũng như quy trình mới, nội quy mới) trong quá trình triển khai sẽ xảy ra xung đột lợi ích. Nếu người đứng đầu cảm thấy khó khăn khi áp dụng những nội quy mới (trên giấy) trong công ty, và khó khăn trong việc bắt nhân viên làm theo thì điều tương tự sẽ xảy ra khi triển khai ERP.
Vai trò của đối tác triển khai. Khi sự quyết tâm của người đứng đầu công ty được thể hiện, thì yếu tố quan trọng thứ 2 là nhân sự triển khai. Nhân sự tham gia triển khai ERP phải là người am hiểu về kiến thức ngành, am hiểu về quy trình công ty, và một số kĩ năng mềm trong việc dung hòa lợi ích của nhiều cá nhân.

Lợi ích của việc quản lý toàn diện trên một hệ thống

Toàn bộ dữ liệu được quy về một hệ thống cơ sở dữ liệu chung, điều này giúp giảm được sự lặp lại của việc nhập liệu. Ví dụ khi nhập liệu cho báo giá, dữ liệu đó sẽ được kế thừa qua bộ phận sales, và tiếp tục được kế thừa qua bộ phận vận chuyển, cũng như tiếp tục đến các bộ phận như kho, kê toán… một cách tức thời. Qua đó giảm thiểu được sai sót, trùng lắp, và độ trễ trong xử lý công việc. Việc phải đồng bộ số liệu một cách thủ công trên sổ sách hay excel chắc chắn sẽ gây ra sai sót, hoặc xa hơn là sự phụ thuộc vào vai trò của nhân viên một cách không đáng có.

Việc kiểm tra chéo tính thống nhất và đúng đắn của dữ liệu ở nhiều nguồn khác nhau (Data integrity check), sở hữu bởi nhiều cá nhân khác nhau, nhiều hệ thống khác nhau gần như là một việc không thể. Việc không thể này, khi bị nhân viên biết được và khai thác sẽ tạo ra sự thất thoát cho công ty, hoặc tạo nên tâm lý kiêu binh cho nhân viên (chỉ có mình quản lý dữ liệu về vùng này). Một hệ thống ERP, sẽ loại bỏ được vấn đề đó, dữ liệu không còn là của riêng ai, và không phải đợi ai.

Vai trò của nhân viên sẽ có sự phân hóa rõ ràng về nhập liệu và phân tích: Nhân viên nhập liệu chỉ cần tuân thủ quy trình hệ thống và nhập liệu đúng 🡺 giảm sự phụ thuộc vào con người. Các nhân viên giỏi có nhiều thời gian hơn cho các công việc phân tích chuyên môn, hơn là phải bù đầu vào giấy tờ sổ sách không đáng có 🡺 Phản ánh đúng được năng lực và khai thác được vai trò của nhân viên.

Việc dữ liệu quy về một hệ thống tập trung duy nhất, qua thời gian sẽ tạo nên một kho báu thực sự cho công ty nếu biết khai thác đúng. Với các công cụ phân tích số liệu rất tốt hiện nay, thì một bộ dữ liệu tốt sẽ giúp công ty rất nhiều trong việc biết rõ hơn về khách hàng của mình, có những khai thác hợp lý hơn, đánh giá tốt hơn về hiệu quả của nhân viên, có những sự điều chỉnh nhân sự hợp lý.

Về cơ bản ERP là một nền móng dữ liệu, có thể được sử dụng cho rất nhiều mục đích.

Chức năng hệ thống

Kiến trúc hệ thống

Phần mềm Passport2IT SME ERP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ Microsoft .Net 4.6, MySQL Database, NodeJS, AngularJS, Ionic, HTML5, Cordova để đảm bảo các yếu tố:

Tốc độ xử lý cực nhanh với cấu hình máy chủ thấp
Khả năng mở rộng cao với chính sách cho phép điều chỉnh mã nguồn theo yêu cầu
Mở rộng sang các nền tảng chạy trên thiết bị di động qua bộ API mở
Máy chủ có thể chạy độc lập trên server riêng theo yêu cầu khách hàng

Tổng quát về chức năng phần mềm Passport2IT ERP

Lưu ý chung về diễn giải: Hình chụp màn hình, bên dưới là tên/mô tả ngắn về chức năng, tiếp theo là mô tả chi tiết về chức năng của màn hình.

$C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide3.PNG$

Đây là phần mô tả các chức năng chung của giải pháp Passport2IT SME ERP. Với một bộ giải pháp đồ sộ về tính năng theo chuyên mục, thì các tính năng chung của phần mềm quản lý Passport2IT ERP cũng là một điểm nhấn, với rất nhiều tiện ích như:

Cung cấp cho khách hàng Database Test, để có thể train nhân viên mới, và test các tính năng phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu chính
Cho phép sử dụng đa ngôn ngữ, và người dùng có thể tự thay đổi bản dịch
Export dữ liệu ra Excel, Pdf, HTML, Text, Image trên mọi màn hình
Tô màu dữ liệu theo ý thích của từng người dùng
Chức năng lưu lại trạng thái của màn hình

Đăng Nhập

Màn hình đăng nhập

Khi đăng nhập, người dùng có thể chọn Cơ Sở Dữ Liệu để làm việc. Phiên bản ENTERPRISE, người dùng có thể chọn nhiều Database để làm việc như Database chính thứ, Database History, Database Test (cho mục đích đào tạo hướng dẫn nhân viên)

Người dùng có thể lựa chọn ngôn ngữ muốn sử dụng. Giải pháp phần mềm Passport2IT-ERP hiện tại hỗ trợ 2 ngôn ngữ Việt Anh. Tuy nhiên, phần mềm có chức năng cho phép người dùng tự thêm ngôn ngữ mới, và tự thay đổi bản dịch cho các diễn giải theo cách của mình. Do đó, việc hỗ trợ ngôn ngữ là không giới hạn.

Màn hình chính

Màn hình làm việc chính

Sau khi đăng nhập và chọn công ty muốn làm việc (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều công ty/chi nhánh) thì bạn sẽ thấy màn hình chính.

Tất cả các phân hệ của phần mềm quản lý Passport2IT – ERP được thể hiện phía trên. Và khi Click vào các phân hệ, bạn sẽ thấy các màn hình liên quan đến phân hện đó. Mỗi màn hình phục vụ cho một chức năng hay một phần chức năng.

Các màn hình được phân loại theo 3 nhóm chính:

Nhóm dùng để thao tác ( Control – Management – Activity)
Nhóm dùng để xem (View)
Nhóm thiết lập (Setting)

Mỗi màn hình được đánh số, cùng với tên diễn giải chức năng của màn hình đó.

Người dùng đặc biệt ADMIN sẽ thấy toàn bộ các phân hệ và màn hình. Những người dùng khác, tùy vào việc thiết lập phân quyền sẽ chỉ thấy được một phần các phân hệ và các màn hình được phép sử dụng. Như vậy, một nhân viên bán hàng thường chỉ làm việc trên 2 đến 3 màn hình, và chỉ thấy được dữ liệu mình được cho phép thấy (Các tài liệu hướng dẫn về phân quyền tiếp theo sẽ đi cụ thể vào phần này).

Phía trên màn hình chính (Top Bar). Các bạn sẽ thấy các thông tin nhanh:

Số công việc được phân công cho bạn
Số công việc phân công cho nhân viên khác, có liên quan đến Project của bạn
Thay đổi Theme giao diện
Thay đổi Công ty/Chi nhánh
Sổ Ghi chú

Phía dưới màn hình chính (Bottom Bar). Các bạn sẽ thấy các thông tin:

Database đang làm việc
Tên User đang sử dụng
Tên Công ty/Chi nhánh đang làm việc
Lựa chọn Tắt/Mở Thông báo tự động (Khi được mở, bạn sẽ nhận được thông báo khi một sự thay đổi dữ liệu của người khác có liên quan đến bạn)
Nhóm người dùng bạn đang thuộc về
Số tin nhắn mới cho bạn (Công cụ Chat nội bộ)

Phía trên bên phải màn hình chính, bạn sẽ thấy nút mũi tên (ARROW BUTTON). Khi click vào sẽ mở ra màn hình mở rộng

Sau khi click vào, bạn sẽ thấy màn hình mở rộng như bên dưới

Bạn có thể tìm thấy nhiều tiện ích trên vùng màn hình mở rông này (Lưu ý: một số chức năng không áp dụng cho phiên bản STANDARD)

Màn hình chức năng và quy chuẩn chung

Ví dụ màn hình chức năng

Mỗi màn hình chức năng đều có Số + Tên màn hình trên đầu giúp người dùng dễ nhớ

Các dữ liệu có màu VÀNG là dữ liệu bắt buộc nhập

Các dữ liệu màu XÁM là dữ liệu không được thay đổi

Các dữ liệu màu TRẮNG là dữ liệu không bắt buộc nhập

Các nút (BUTTON) trên màn hình đều có phím tắt giúp người dùng thao tác nhanh

Khi nhập dữ liệu, người dùng chỉ cần nhấn phím TAB để di chuyển đến trường dữ liệu tiếp theo, theo quy tắc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

Với các dữ liệu nằm trong khung xổ xuống ( DROPDOWN BOX), thì người dùng nhấn phím ALT + Mũi tên xuống thay vì click chuột vào để xổ xuống dữ liệu cần chọn lựa.

Với các dữ liệu cho phép tìm kiếm (SEARCH LOOKUP) (Phần mềm cho phép tìm không dấu và có dấu), người dùng làm tương tự như trên: nhấn phím ALT + Mũi tên xuống để mở ra khung dữ liệu cần tìm kiếm. Sau đó dùng phím mũi tên lên xuống để chọn dữ liệu cần tìm. Sau khi đã tìm thấy dữ liệu cần, người dùng nhấn phím ENTER để chọn. Hoặc nhấn phím ESC nếu muốn thoát ra.

Việc kết hợp các phím tắt cho nút (BUTTON), phím TAB để di chuyển đến vùng nhập dữ liệu tiếp theo, ALT + Mũi tên xuống để mở ra DROPDOWN BOX giúp cho việc nhập liệu rất nhanh chóng, và bỏ qua các thao tác dùng chuột không cần thiết.

Khi đang ở trên bất kì một lưới (TABLE/GRID) nào, bạn đều có thể nhấn chuột phải để mở ra Menu chức năng phụ trợ

Menu chức năng phụ trợ cho phép bạn có thể:

Xuất nhanh toàn bộ dữ liệu ra Excel file
Chọn chế độ in – Lưu kết quả dưới các định dạng Excel, Text, CSV, PDF, HTML, Image
Email kết quả đến người nhận
Chọn màu sắc nền khi in
Cho phép thêm đánh dấu WATERMARK vào trang in ( Ví dụ: “Lưu hành nội bộ”, “DRAFT”…)
Cho phép tách lưới (SPLIT VIEW) – Dùng cho mục đích kiểm tra, đối chiếu 2 số liệu

Cho phép Hiện/Mở Footer. Sau khi FOOTER được hiện lên, bạn có thể nhấn chuột phải để thực hiện các phép toán nhanh trên lưới như: SUM, COUNT, MIN, MAX, AVERAGE

Cho phép lấy dữ liệu của lưới để làm thống kê, báo cáo, vẽ đồ thị (Mục Dynamic Tools). Lưu Ý : Mục này giới hạn một số chức năng trên phiên bản STANDARD

5. Các ghi chú thêm về chức năng trên lưới (GRID) của phần mềm Passport2IT ERP

Lưới trên phần mềm Passport2IT – ERP hỗ trợ rất nhiều chức năng nâng cao, mà nếu sử dụng hợp lý thì sẽ mang lại những giá trị to lớn cho người dùng. Khi bạn Click chuột phải vào thanh tiêu đề của mỗi lưới, sẽ xuất hiện Menu chức năng. Một số điểm nổi trội

Cho phép tìm kiếm không dấu hoặc có dấu
Cho phép lọc dữ liệu theo cột
Cho phép hiện/ẩn cột
Cho phép lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí như Data Filter trên Excel

Cho phép sắp xếp ( SORT) dữ liệu theo nhiều cột dữ liệu (Multiple Sort Criteria)
Cho phép di chuyển thứ tự giứa các cột bằng cách kéo thả
Cho phép nhóm dòng lại với nhau (GROUP BY). Và khi kết xuất ra Excel, vẫn giữ nguyên trạng thái nhóm

Cho phép tô màu dữ liệu theo bất kì tiêu chí nào. Đây là một chức năng rất mạnh. Đặc biệt hữu ích cho các bạn làm việc trên khối lượng dữ liệu lớn. Việc phân định nhanh loại dữ liệu qua màu sắc sẽ nhanh chóng giúp bạn giảm bớt thời gian tìm kiếm và ngay lập tức có cái nhìn tổng quát. Tất cả màu sắc trên các hình chụp màn hình đều được định nghĩa qua công cụ Conditional Formatting trên phần mềm Passport2IT ERP.

Phân hệ quản trị hệ thống

Giải pháp phần mềm quản lý Passport2IT SME ERP được xây dựng trên tiêu chí: THIẾT LẬP CHẶT CHẼ – VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN. Điều này mang đến cho nhân viên sử dụng phần mềm một sự trải nghiệm đơn giản, không cần nhớ đến các vấn đề phi chuyên môn, để chỉ tập trung vào công việc bán hàng hay nhập liệu. Nhân viên vận hành mang tính chuyên môn hóa cao, để có thể tăng hiệu suất công việc một cách tối đa. Các thiết lập của hệ thống do người quản lý điều chỉnh sẽ như một chất keo chạy ngầm, kết nối các thành viên với nhau, và đồng thời cũng hoạt động như một cảnh sát để điều phối công việc, phát hiệu sai sót, gian lận. Tất cả mang lại cho người quản lý một vai trò quản lý thật thụ với góc nhìn bao quát từ trên cao đến từng chi tiết của công việc ở mọi thời điểm, qua đó người quản lý có thể chú tâm vào việc xây dựng định hướng công ty, chiến lược sản phẩm, mở rộng quan hệ, nghiên cứu, thống kê… thay vì phải giải quyết các công việc giấy tờ, các công việc không tên không đáng có rất thường xuyên xảy ra với những công ty không có một hệ thống quản lý chặt chẽ.

Thiết lập thông tin Công ty – Phòng ban – Chi nhánh

Phần mềm Passport2IT-ERP cho phép bạn quản lý đa công ty, đa chi nhánh, đa phòng ban. Với mỗi công ty, chi nhánh, phòng ban có quan hệ nhiều cấp bậc: Ví dụ Chi nhánh Sài Gòn và chi nhánh Cần Thơ có cùng cấp và đều là con của tổng công ty CIIBOS, hoặc trong phòng ban kế toán có các phòng ban con như Kế toán thuế, Kế toán công nợ…

Việc thiết lập này kết hợp với phân quyền cho người dùng được làm việc ở công ty nào và chi nhánh nào sẽ tạo ra quyền xem dữ liệu của người dùng đó. Ví dụ nhân viên A được phân quyền ở chi nhánh Cần Thơ, thì nhân viên A chỉ xem được dữ liệu tạo ra ở chi nhánh Cần Thơ.

Hệ thống Passport2IT-ERP cho phép phân quyền 1 người dùng có thể làm việc tại nhiều công ty, chi nhánh (cấp quản lý).

Việc thiết lập này có rất nhiều ưu điểm và đặc biệt hữu ích cho Bộ phận Kinh Doanh và Kế Toán, vì các nhân viên kinh doanh thị trường không xem được khách hàng của nhau, và kế toán có thể hạch toán, xem số liệu độc lập để đánh giá dòng tiền của từng chi nhánh, bộ phận)

Lưu ý cho người dùng mới: Sau khi mở màn hình, vui lòng nhấn nút Xem dữ liệu (Enquiry – F2) để tải các thông tin mẫu ban đầu

Thiết lập thông tin Công ty

Hệ thống cho phép thiết lập thông tin các công ty theo quan hệ cha con

Thiết lập các thông tin ngân hàng của công ty

Thiết lập thông tin mối quan hệ phòng ban

Tương tự như công ty, các phòng ban cũng có mối quan hệ cha con với nhau. Việc thiết lập nhân viên vào phòng ban một cách đúng đắn sẽ giúp cho công ty phân quyền được dữ liệu nào được xem, dữ liệu nào không được xem dựa trên mối quan hệ giữa các phòng ban. Bên cạnh đó, đây cũng là một yếu tố để thiết lập công thức hệ số lương, thưởng, phụ cấp theo từng phòng ban.

Thiết lập thông tin các bộ phận thuộc công ty

Thiết lập thông tin người dùng

Hệ thống phần mềm quản lý Passport2IT SME ERP cho phép người dùng ghi nhận rất nhiều thuộc tính của nhân viên. Các thuộc tính này nếu được nhập liệu đầy đủ sẽ quản lý được gần như mọi thông tin của nhân viên: từ lúc là ứng viên, quá trình phỏng vấn, và xuyên suốt quá trình làm việc.

Màn hình ghi nhận thông tin nhân viên

Thay đổi Password

Phân quyền người dùng

Một người dùng sẽ được phân vào một hay nhiều nhóm USER, gọi là USER CLASS. Mỗi nhóm USER sẽ được quyền truy cập vào các màn hình được cho phép, và quyền thao tác trên các màn hình đó ( Thêm, Xóa, Sửa)

Việc tạo các USER CLASS là không giới hạn. Phân quyền hợp lý sẽ giúp bộ máy công ty hoạt động hiệu quả và bảo mật các thông tin giữa các nhóm người dùng. Đây cũng là một tính năng rất mạnh của giải pháp quản lý doanh nghiệp Passport2IT SME ERP.

Thiết lập nhóm USER CLASS

USER_CLASS là cách để nhóm các người dùng có cùng quyền truy cập vào một nhóm chức năng nào đó. Ví dụ: Nhóm kế toán kho, nhóm kinh doanh văn phòng. Tất cả USER thuộc về một CLASS được truy cập vào các màn hình trên phần mềm giống nhau.

Thiết lập màn hình vào USER CLASS

Thiết lập nhân viên nào thuộc CLASS nào

Thiết lập quyền xem dữ liệu của nhân viên

Người dùng được phân vào công ty nào thì chỉ được xem dữ liệu của công ty đó
Người dùng được đánh dấu là IS_LEADER (trưởng nhóm) thì xem được dữ liệu tạo bởi toàn bộ người dung khác trong cùng bộ phận.

Quy Trình Thiết Lập Mã Hệ Thống Và Các Thông Tin Ban Đầu Trước Khi Vận Hành Phần Mềm

Sau khi đã thiết lập thông tin công ty, chi nhánh, phòng ban, người dùng, phân quyền người dùng hợp lý thì hệ thống đã có thể hoạt động.

Bước tiếp theo để chính thức bắt đầu đi vào vận hành kinh doanh thì các bạn cần tạo thêm

Tạo Kho, và các Khu Vực trong Kho (Bắt buộc)
Tạo/Điều chỉnh bản mã hệ thống (Không bắt buộc)
Tạo StopCode ( Các bước kiểm tra nếu muốn trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)
Phân quyền cho người dùng nào được quyền duyệt các bước kiểm tra (Không bắt buộc)
Tạo các CHARGE CODE (Phụ Phí) trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)
Xem và điều chỉnh lại bản mã kế toán (Không bắt buộc)
Xem và tạo các ACTIVITY CODE (Không bắt buộc)
Xem và tạo số dư ban đầu cho các đối tượng (Nếu Có)

Tạo kho và thiết lập khu vực trong kho (Bắt Buộc)

Phần mềm Passport2IT-ERP cho phép bạn quản lý và kiểm soát kho rất chặt chẽ. Toàn bộ các giao dịch về kho đều được ghi nhận lại. Phân hệ quản lý kho Passport2IT – ERP cho phép thực hiện nhiều giao dịch phức tạp mà các tài liệu hướng dẫn về phần vận hành sẽ đi vào chi tiết như: Thiết lập khu vực kho ảo cho việc kiểm kê hàng, điều chuyển hàng hóa nội bộ, điều chuyển hàng hóa giữa các kho khác chi nhánh, mượn hàng giữa các kho, mượn hàng để giao dùm (xe vận chuyển sẽ đến lấy rồi đi giao luôn, không phải chuyển hàng trước), kiểm kê giao dịch kho, thực hiện các bước cân bằng kho, kiểm soát giá vốn hàng tồn kho, kiểm soát định mức hàng hóa, thống kê tầng suất giao dịch của hàng hóa.

$C:\Users\Administrator\Desktop\WAH004.PNG$

Thiết lập thông tin kho

Một Công Ty/Chi Nhánh có thể có nhiều kho.

Primary Warehouse (Kho chính) : Kho xuất hàng bán

Warehouse Type ( Loại Kho) : Có 2 kiểu kho, kho Bình Thường và Kho Ảo. Kho Ảo (VIRTUAL) là một dạng kho tạm, vùng đệm không cố định. Ví dụ: khi hàng quá nhiều, thì khu vực đường đi cũng có thể được tận dụng làm kho tạm thời, hoặc khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thường quy trình sẽ không đi trực tiếp vào kho vật lý mà phải qua một vùng kiểm tra trung gian để kiểm kê rồi sau đó mới được chuyển vào kho thật sự.

Thiết lập khu vực trong kho

$C:\Users\Administrator\Desktop\WAH003.PNG$

Một công ty sẽ có nhiều kho, một kho sẽ có nhiều khu vực. Và hàng hóa sẽ được thiết lập vào các khu vực trong kho.

Thiết lập sản phẩm, hàng hóa vào khu vực trong kho

Một sản phẩm phải nằm trong tối thiểu 1 Khu Vực mới được thực hiện các thao tác nhập xuất trên ORDER (phiếu đặt hàng), và các thao tác xác nhận soạn hàng, kiểm tra hàng.

Thiết lập khóa kho

Khóa kho là một chức năng để ngăn chặn nhập hàng trước thời điểm kiểm kho. Các phiếu nhập, xuất kho sẽ không thể thực hiện nếu ngày nhập phiếu trước thời điểm khóa kho. Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn các trường hợp nhập/xuất phiếu trễ, dẫn đến không thể kiểm soát được số tồn kho.

Hoặc có thể dùng chức năng này để khóa các giao dịch trong quá trình kiểm kê kho.

Người dùng có thể nhập/xuất giao dịch kho lại bằng cách thay đổi ngày khóa kho. Thông thường quản lý kho mới được quyền sử dụng màn hình này.

Thiết lập số dư ban đầu của kho

Màn hình cho phép thiết lập số dư ban đầu của các sản phẩm theo khu vực trong kho

Tạo/Điều chỉnh bản mã hệ thống (Không bắt buộc)

Tất cả các thiết lập về mã hệ thống: Mã nội bộ, mã trạng thái đơn hàng, mã trạng thái kho, mã trạn thái công việc, mã kế toán, mã chi phí, mã quốc gia/thành phố/quận/huyện… nằm trong phân hệ SYSTEM (Hệ Thống).

Người dùng có thể thêm bớt và điều chỉnh diễn giải của các mã này cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình.

Thiết lập các mã chung của hệ thống

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Passport2IT SME ERP được xây dựng theo hướng linh động nhất có thể, để người dùng có thể tự định nghĩa về các mã hoạt động của công ty mình. Phần lớn các mã CODE được sử dụng trong phần mềm, sẽ được quản lý tại màn hình này.

$C:\Users\Administrator\Desktop\SYS302.PNG$

Tất cả các dữ liệu từ các trường nhập liệu xổ xuống đều có giá trị lấy từ màn hình thiết lập này. Ví dụ: CUSTOMER_CLASS (Loại Khách Hàng), CURRENCY_MONEY ( Loại tiền tệ)…

Mã hệ thống thường được quản lý bởi Admin và chỉ thiết lập trong thời gian đầu. Việc thay đổi mã hệ thống trong lúc đang vận hành cần được cân nhắc.

Tạo StopCode ( Các bước kiểm tra nếu muốn trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)

Mỗi đơn hàng sau khi tạo sẽ có một số mã chặn tùy vào đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ: mã chặn chờ duyệt, mã chặn chờ xác nhận vận chuyển, mã chặn không cho ra cổng… Khi một đơn hàng, phiếu giao hàng, thao tác có mã chặn thì không thể thực hiện các bước tiếp theo, và chỉ có nhân viên được phân quyền xóa mã chặn mới được gỡ mã chặn ra (thường là quản lý, trưởng nhóm)

Nếu bạn có quy mô vận hành đơn giản, không cần các bước kiểm tra và duyệt thì có thể bỏ qua bước thiết lập này.

Thiết lập mã chặn

CONTROLING CODE (STOP CODE), là một loại mã đặc biệt, có ý nghĩa về mặt quy trình để ngăn một giao dịch thực hiện bước tiếp theo của nó. Ví dụ, một ORDER khi bị dán mã chặn BAD CREDIT (nợ xấu), thì phòng kinh doanh không thể duyệt để giao hàng được. Hay xe khi bị gán mã chặn STOP_OUTGATE thì không thể ra khỏi cổng mà bắt buộc bảo vệ phải kiểm tra và gỡ mã chặn ra trên hệ thống. Việc này giúp cho quản lý, tối thiểu về mặt hệ thống sẽ ghi nhận lại được ai đã gỡ bỏ các mã chặn, mà không thể lấy lý do vì quên hay sai sót. Vì chỉ những User có quyền xóa mã chặn mới được gỡ mã này ra, và toàn bộ các hoạt động chặn, bỏ chặn đều được ghi nhận lại bởi hệ thống.

Thiết lập người dùng được quyền xóa mã chặn

Chỉ những người dùng nằm trong nhóm được thiết lập mới được xóa các mã chặn được phân công quản lý.

Tạo các CHARGE CODE (Phụ Phí) trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)

Bên cạnh các thiết lập về giá, giảm giá, khuyến mãi, hoa hồng, chiết khấu thì trong quá trình vận hành sẽ phát sinh thêm các chi phí khác cho đơn hàng như: Phí giao hàng, phí xử lý hàng dễ vỡ, phí giao ngoài giờ…

Hệ thống cho phép thiết lập các phí này một cách linh động để người dùng có thể áp dụng tùy theo nhu cầu vận hành của doanh nghiệp mình.

Màn hình thiết lập các phụ phí

Thiết lập bản mã kế toán chuẩn Việt Nam

Phân hệ quản lý kế toán của phần mềm Passport2IT được thiết kế linh động với sự kết hợp của sự đơn giản ở những nước tiên tiến và bộ mã chuẩn kế toán Việt Nam. Trong tài liệu về các quy trình kế toán, CIIBOS sẽ trình bày sâu hơn về những chức năng này.

Phần mềm ban đầu đã được cài đặt sẵn hệ thống bản mã kế toán Việt Nam và người dùng gần như không cần phải thực hiện thêm điều gì.

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT013.PNG$

Thiết lập các định khoản cho các giao dịch đặc biệt

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT301.PNG$

Định nghĩa các mã hạch toán cho các giao dịch đặc biệt như: Tài khoản tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tiền thuế VAT…

Tùy vào ngôn ngữ được chọn, bạn sẽ thiết lập mã kế toán tương ứng.

Thiết lập quy cách hạch toán theo loại giao dịch

Phân hệ quản lý kế toán của phần mềm Passport2IT – ERP cho phép người dùng tự định nghĩa các loại giao dich, và cách hạch toán vào các tài khoản kế toán đối ứng. Việc định nghĩa này giúp cho các giao dịch viên giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành, vì không cần phải nhớ cách hạch toán, cũng như cách hiểu về hạch toán khác nhau của các bạn kế toán viên khác nhau, hay hạch toán sai ở các nhân viên mới, đồng thời giảm thiểu tối đa quá trình đào tạo và chuyển giao.

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT014.PNG$

Thiết lập các ACTIVITY CODE

Thiết lập số dư ban đầu cho các đầu tài khoản

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT022.PNG$

Thiết lập số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT026.PNG$

Thiết lập số dư ban đầu cho nhà cung cấp

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT027.PNG$

Thiết lập tài khoản kế toán cho nhân viên

Thiết lập định mức công nợ

Hệ thống cho phép thiết lập định mức công nợ theo khách hàng với các nhóm định mức theo ngày, theo một định mức trần, theo kỳ, hoặc nợ gối đầu.

Việc thiết lập định mức công nợ đúng sẽ giúp kế toán công nợ giám sát một cách chặt chẽ công nợ khách hàng, nhà cung cấp qua màn hình nhắc công nợ

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT604.PNG$

$C:\Users\Administrator\Desktop\ACT626.PNG$

Phân hệ quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm là một phân hệ được CIIBOS-VN đầu tư rất nhiều, chúng tôi có thể tự tin khẳng định về mặt chức năng, phân hệ này có thể đáp ứng được những yêu cầu phức tạp của việc vận hành, và hệ thống sản phẩm phức tạp. Dưới đây là một số các tính năng tiêu biểu được hỗ trợ trong gói giải pháp Passport2IT SME ERP

Cho phép thiết lập thuộc tính sản phẩm đa dạng và không giới hạn. Ví dụ một sản phẩm áo thun có nhiều màu sắc, nhiều kích cỡ và giống nhau về giá, hoặc cùng một sản phẩm áo thun, nhưng là hàng đặt cho một khách hàng riêng biệt, nên có giá riêng theo khách hàng và có thể thiết lập khung giá tùy theo số lượng.
Cho phép thiết lập tất cả các loại hình thuế nhập/xuất, định khoản kế toán theo nhóm sản phẩm, sản phẩm riêng biệt
Cho phép thiết lập không giới hạn loại hình sản phẩm: Hàng hóa, Thương mại, Dịch vụ, Công cụ Dụng cụ, Nguyên liệu
Cho phép xây dựng quan hệ sản phẩm theo dạng cha con. Những sản phẩm có cùng nhánh, có thể kế thừa thuộc tính của sản phẩm cha (về giá, thiết lập tài khoản về thuế, tài khoản kho, quy cách đóng gói, kích cỡ).
Cho phép thiết lập hình ảnh không giới hạn cho sản phẩm.
Cho phép thiết lập một sản phẩm được bán ở công ty/chi nhánh nào.
Cho phép thiết lập danh mục sản phẩm, một sản phẩm có thể thuộc nhiều danh mục (category)
Cho phép thiết lập khuc vực kho cho sản phẩm. Một sản phẩm có thể giới hạn chỉ nằm trong một số vị trí để giúp cho việc quản lý kho dễ dàng hơn.
Cho phép thiết lập định mức tồn kho cho từng sản phẩm.
Cho phép tạo Barcode, QRCode cho từng sản phẩm ( hỗ trợ hơn 20 chuẩn Barcode công nghiệp hiện nay). Xuất Barcode ra các định dạng khác nhau.
Cho phép kiểm tra, đối chiếu giá bán giữa các chi nhánh khác nhau
Cho phép xem chi tiết giao dịch sản phẩm theo từng khách hàng, từng loại giao dịch
Cho phép thiết lập danh mục nhà cung cấp cho sản phẩm
Cho phép thiết lập khung giá thu mủa sỉ của từng nhà cung cấp khác nhau.
Cho phép định nghĩa quy cách đóng gói cho từng sản phẩm: Một sản phẩm có thể được đóng gói theo nhiều quy cách như: Cái, Cây, Thùng, Kiện… Tự động chuyển đổi số lượng giữa các quy cách đóng gói.
Cho phép quản lý sản phẩm theo lô (Lot Number), nhập xuất kho theo lô
Cho phép thiết lập khối lượng, thể tích của sản phẩm để xử dụng cho mục đích lên đơn hàng vận chuyển: Tổng khối lượng và thể tích của sản phẩm vận chuyển phải nhỏ hơn giới hạn vật lý của phương tiện vận chuyển.
Cho phép quản lý tách biệt sản phẩm thương mại, sản phẩm do công ty sản xuất, sản phẩm dịch vụ, công cụ dụng cụ trong công ty
Cho phép chuyển đổi tồn kho từ sản phẩm này sang sản phẩm khác (Thanh lý sản phẩm)

Tất cả các màn hình trong phân hệ quản lý sản phẩm đều tích hợp với phân hệ Thống Kê và Báo Cáo, giúp người sử dụng có thể xem và tạo các số liệu thông kê nhanh chóng, theo thời gian thực. Và có thể chia sẽ dữ liệu giữa các người dùng với nhau.

Quy Trình Thiết Lập Sản Phẩm

Nếu bạn đã thiết lập các thông tin cơ bản hoàn tất, thì bạn có thể xem tiếp phần bên dưới để thiết lập thông tin sản phẩm. Nếu các thông tin cơ bản chưa được thiết lập hoàn chỉnh thì bạn cần hoàn thành các bước trong quy trinh thiết lập căn bản trước.

Trong phần này, các bạn sẽ được hướng dẫn về các chức năng:

Tạo đơn vị chuẩn – Tạo danh mục sản phẩm – Tạo loại sản phẩm
Tạo thông tin sản phẩm – Thiết lập sản phẩm vào khu vực kho – Thiết lập định mức tồn kho
Tạo bản quy cách quy đổi
Tạo giá mua sản phẩm, giá bán sản phẩm
Tạo giá bán nâng cao – Thiết lập các chính sách khuyến mãi, chiết khấu

Phân hệ quản lý sản phẩm của phần mềm Passport2IT ERP cho phép bạn quản lý đa dạng thông tin của sản phẩm, và cả hình ảnh. Với cách thiết lập chính sách giá thông minh và chặt chẽ, hệ thống giúp bạn quản lý một cách hiệu quả hàng hóa của mình: Sản phẩm nào được bán ở đâu, với giá theo nhóm khách hàng, theo số lượng ra sao.

Tạo đơn vị chuẩn – Tạo danh mục sản phẩm – Tạo loại sản phẩm

Bộ giải pháp chuẩn khi bạn cài đặt đã có sẵn 50 loại quy cách đóng gói cho sản phẩm, như: Cái, Thùng, Cây, Kg, Kiện… Và bạn có thể thêm bớt cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp trong màn hình sau

Thiếp lập quy cách đơn vị sản phẩm

Thiết lập danh mục sản phẩm

Thiết lập thông tin loại sản phẩm

Loại sản phẩm được thiết lập trong màn hình SYS302. Ở đây các bạn cần thiết lập một loại sản phẩm cụ thể sẽ đi với các định khoản kế toán nào khi xảy ra giao dịch với sản phẩm đó.

Tạo thông tin sản phẩm – Thiết lập sản phẩm vào khu vực kho – Thiết lập định mức tồn kho

Phần mềm Passport2IT-ERP quản lý sản phẩm theo quan hệ Cha-Con. Một sản phẩm có thể là con của một sản phẩm khác. Ví dụ sản phẩm túi xốp 0.5Kg và túi xốp 1Kg là 2 sản phẩm riêng biệt, có cùng cha là sản phẩm túi xốp. Trong sản phẩm túi xốp 0.5Kg có thể có nhiều con. ví dụ túi xốp In riêng cho khách hàng A… Việc quản lý sản phẩm theo quan hệ như vậy, giúp hệ thống kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm có thuộc tính tương đồng nhau, và biết được số lượng tồn theo nhóm sản phẩm, cũng như thiết lập các chính sách về hoa hồng, khuyến mãi theo nhóm sản phẩm.

Thiết lập sản phẩm PRO001

Mối quan hệ Cha – Con giữa các sản phẩm được thiết lập như hình.

Một sản phẩm muốn đưa vào vận hành, cần được kích hoạt ( IS ACTIVE), và được thiết lập vào khu vực kho ( Phím tắt SHIFT-F2)

$E:\Shared_Server_Data\ERP_THUONGMAI\SCREEN_SHOTS\WAH026_1.PNG$

Thiết lập sản phẩm vào kho

Thiết lập một sản phẩm vào khu vực cụ thể của kho. Một sản phẩm sau khi tạo ra, nếu được thiết lập vào kho của công ty nào thì mới được bán ở công ty đó.

Thiết lập hình ảnh sản phẩm

Phần mềm cho phép thiết lập nhiều hình ảnh trên 1 sản phẩm.

Thiết lập mã BarCode

Phần mềm Passport2IT ERP cho phép tạo 28 định dạng Barcode, QR Code theo chuẩn công nghiệp hiện nay

Tạo bản quy cách quy đổi

Bản quy đổi, và bản thiết lập thể tích sản phẩm là một chức năng nâng cao, được sử dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa đa dạng, với nhiều quy cách đóng gói khác nhau. Việc thống nhất các quy cách đóng gói, giúp quản lý kho nắm chính xác số hàng tồn, và bộ phận kinh doanh, soạn hàng giảm được sai sót khi lên đơn hàng, đóng hàng.

Thiết lập quy cách quy đổi

Khi nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng là Thùng, thì nhân viên kinh doanh không cần nhớ quy cách quy đổi sang Cái hay Chiếc, mà hệ thống sẽ theo thiết lập để tính.

Phần định nghĩa CBM được dùng riêng cho phân hệ DELIVERY (Quản lý giao hàng). Nhân viên giao hàng sẽ căn cứ vào thể tích của ORDER và thể tích thùng xe để lên đơn điều vận cho hợp lý.

Phân hệ quản lý giao hàng (Module Delivery), không nằm trong gói Standard.

Tạo giá mua sản phẩm, giá bán sản phẩm

Giá mua của sản phẩm được thiết lập tại màn hình PRO017

Danh mục nhà cung cấp được thiết lập tại màn hình PRO016

Phần mềm quản lý Passport2IT ERP quản lý cụ thể nhà cung cấp đến từng khu vực địa lý, thông tin người/nhiều người liên hệ của nhà cung cấp. Chi tiết tần suất giao dịch, và lịch sử giao dịch qua công cụ đồ thị trực quan, tức thời

Thiết lập danh mục nhà cung cấp.

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Thiết lập địa chỉ nhà cung cấp

Giá bán sản phẩm được quản lý chặt chẽ và cho phép người dùng thiết lập nhiều loại hình giá bán.

Một cách tổng thể:

Mỗi công ty có nhiều bản giá
Mỗi bản giá có những trạng thái khác nhau, và chỉ được có duy nhất một bản giá có trạng thái ACTIVE tại một thời điểm, khoản thời điểm. Bản giá có trạng thái ACTIVE là bản giá sẽ được hệ thống dùng để làm bản giá bán hàng.
Mỗi bản giá có thời gian bắt đầu và hết hiệu lực
Trong mỗi bản giá có 3 Nhóm thiết lập giá
1. Thiết lập giá bậc thanh bình thường
2. Thiết lập giá theo Nhóm khách hàng (Vàng, Bạc, Đồng, khách Đại Lý…)
3. Giá ngoại lệ theo từng khách hàng
Giá bán theo giá của sản phẩm cha: Ví dụ: Túi xốp có nhiều loại 0.5KG, 1KG, 2KG, 5Kg nhưng đều có cùng một mức giá và thuộc họ túi xốp.

Thiếp lập bản giá theo Công ty

Thiết lập giá sản phẩm vào bản giá

Khi hệ thống tính giá trên đơn hàng ORDER. Đầu tiên hệ thống sẽ kiểm tra xem có thiết lập giá cho khách hàng đặc biệt không, nếu không có, hệ thống sẽ kiểm tra xem khách hàng ORDER đơn hàng thuộc nhóm nào, và có thiết lập giá riêng cho nhóm khách hàng đó không. Và cuối cùng hệ thống sẽ kiểm tra bản giá NORMAL (Giá bình thường)

Thiết lập các chính sách Khuyến mãi – Chiết khấu – Hoa Hồng

Tương tự như việc thiết lập bản giá mua, thiết lập Khuyến Mãi, Chiết Khấu, Hoa Hồng phân ra làm nhiều bản, và tại mỗi thời điểm chỉ có một bản có trạng thái ACTIVE

Thiết lập chính sách khuyến mãi

Thiết lập chính sách khuyến mãi – Quà tặng

Phần mềm Passport2IT ERP cho phép thiết lập khuyến mãi theo 3 hình thức:

Giảm giá trực tiếp trên sản phẩm theo phần trăm
Giảm giá trực tiếp trên sản phẩm theo số tiền
Mua sản phẩm tặng sản phẩm

Quy tắc khuyến mã sẽ được áp dụng cho:

Nhóm khách hàng
Một khách hàng cụ thể
Cho toàn bộ khách hàng (Khi để trống)

Thiết lập chính sách chiết khấu

$E:\Shared_Server_Data\ERP_THUONGMAI\SCREEN_SHOTS\CRM006.PNG$

Thiết lập bản chiết khấu

Thiết lập chính sách hoa hồng cho nhân viên kinh doanh

$E:\Shared_Server_Data\ERP_THUONGMAI\SCREEN_SHOTS\CRM822.PNG$

Phân hệ quản lý công việc

Quản lý tốt là yếu tố sống còn để giảm thất thoát, tăng năng suất và trên hết là tạo sự công băng cho nhân viên. Ai giỏi thì hưởng nhiều, ai chưa tốt thì cũng phải thấy được để có hướng hoàn thiện thêm. Một cách đơn giản nhất: Một nhân viên ngày làm 8 tiếng thì output của 8h đó là gì? Để ra được output của 8h thì output của mỗi giờ là gì? Các nước phát triển nhất là các nước có suy nghĩ đơn giản nhất: Làm tốt những bước nhỏ, kiểm tra được output của các bước nhỏ thì tự động những vấn đề lớn bản thân nó sẽ được tự giải quyết.

Dựa vào những nguyên tắc đơn giản nhất, passport2IT phát triển ứng dụng quản lý công việc trong công ty theo hướng chia nhỏ đầu việc và tích hợp vào bộ giải pháp tổng thể quản lý doanh nghiệp passport2IT ERP:
Một nhân viên có các TASK (công việc) cần thực hiện, dự định ngày bắt đầu, kết thúc, ngày chính thức bắt đầu, kết thúc.
Ghi nhận lại các ACTIVITY (hoạt động) của nhân viên: một nhiệm vụ cần chứng minh qua các hoạt động cụ thể, có hoạt động thì nhiệm vụ mới hoàn thành.
Ai là người kiểm tra, xác nhận hoàn thành ( Người quản lý kiểm tra chất lượng công việc của nhân viên)
Ai là người kiểm tra người kiểm tra đã làm tốt không, có bao che không (Sếp, khách hàng kiểm tra công việc của người được giao nhiệm vụ quản lý)
Khi mọi việc đã phân ra rõ ràng, minh bạch và ai cũng thấy, thì không có lý do để biện minh cho sự chậm trễ và hoàn thành không đúng tiến độ.

Ở đây chỉ tóm gọn lại ở 2 điểm:

Chia công việc lớn ra thành những công việc nhỏ (từ 2 đến 4h) cho một đầu việc ==> Output theo GIỜ chứ không phải theo ngày, tuần, tháng.
Xem lại các hoạt động (ACTIVITY) được nhân viên ghi nhận với nhiệm vụ được giao ==> Hoạt động đúng thì kết quả đúng.

Công việc của quản lý là giao việc, theo dõi và giúp đỡ khi có cảm giác nhân viên không theo kịp tiến độ hay có hoạt động sai hướng. Phân hệ quản lý công việc của Passport2IT-ERP được phát triển sát với ý tưởng trên. Việc ghi nhận công việc qua hệ thống đều đặn ngày qua ngày sẽ tạo nên một thói quen tốt cho nhân sự của công ty. Các chức năng chính của phân hệ quản lý Task nhân viên:

Tạo công việc hàng ngày
Quản lý và theo dõi tiến độ công việc theo từng dự án của cá nhân, hoặc của nhóm
Quản lý chi tiết từng hoạt động liên quan đến công việc đó của từng dự án
Cho phép đính kèm tài liệu vào các hoạt động
Cho phép người quản lý kiểm tra, duyệt hoặc không duyệt kết quả của công việc
Cho phép Giám đốc kiểm tra lại người kiểm tra

Màn hình thiết lập Project (dự án)

Màn hình ghi nhận Task và tạo task cho đồng nghiệp

Màn hình cho quản lý xem phân bổ Task của nhân viên mình

Một dashboard về Task

Phân hệ quản lý trạm bán lẻ – Point of Sales (POS)

Quản lý hoạt động bán lẻ hằng ngày

POS là từ viết tắt của Point Of Sale tức điểm bán hàng, ví dụ như shop, cửa hàng tiện lợi, siêu thị, … với đặc thù thường là hàng hóa bán trực tiếp đến người tiêu dùng cuối, thu tiền ngay, và đòi hỏi việc xử lý của hệ thống phải rất nhanh vì ở những điểm bán lẻ vào giờ cao điểm thì khách hàng rất đông, bất kỳ sự chậm trễ nào cũng gây ra tâm lý khó chịu và có thể dẫn đến mất khách. Nhanh là yếu tố then chốt.

Cách nhanh nhất vẫn là cách truyền thống: bán hàng thu tiền mặt không qua hệ thống. Đây là cách thức phát huy tối đa về mặt ưu điểm nếu người bán hàng đồng thời là người chủ. Tuy nhiên đó sẽ là một áp lực vô cùng lớn khi bạn mở rộng ra nhiều chi nhánh hoặc mở rộng danh mục sản phẩm lên đến hàng trăm, hàng ngàn. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải mở rộng hệ thống nhân sự cũng như xây dựng một quy trình quản lý bán hàng một cách có hệ thống để giảm tải công việc cho bạn, ngăn chặn thất thoát và luôn trong tư thế sẵn sàng cho việc mở rộng.

Một cách chi tiết hơn, những bài toán mà người chủ doanh nghiệp cần phải giải quyết là:

Làm sao có thể quản lý tốt tình hình kinh doanh, kiểm soát giá bán, nguồn tiền, doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho…của cửa hàng theo thời gian thực mà không cần trực tiếp quản lý.
Làm sao dự đoán được nhu cầu đặt hàng để tránh trường hợp thiếu hụt
Làm sao để đồng bộ hóa những chính sách khuyến mãi, chiết khấu cho mọi cửa hàng, chi nhánh một cách nhanh nhất
Lưu trữ lịch sử giao dịch qua năm tháng thay thế cho giấy tờ sổ sách với các công cụ tìm kiếm và phân tích dữ liệu hiệu quả
Làm sao theo dõi được chi tiết các giao dịch của khách hàng

Phân hệ giải pháp phần mềm quản lý bán lẻ Passport2IT-POS, đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của cửa hàng- chuỗi cửa hàng, giải quyết vướng mắc của chủ doanh nghiệp và kiểm soát tình hình kinh doanh tại mọi chi nhánh theo thời gian thực. Phân hệ này có thể được sử dụng một cách độc lập, hoặc được sử dụng như một phân hệ riêng của giải pháp quản lý toàn diện Passport2IT SME ERP.

Một ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT-POS đó là tốc độ. Nhanh là tiêu chí tối cao ngay từ lúc thiết kế định hình sản phẩm, vì bán hàng là phải nhanh, chậm là mất khách.

Bên cạnh đó việc tích hợp hoàn toàn phân hệ bán hàng vào bộ tổng thể giải pháp quản lý kinh doanh Passport2IT SME ERP là một lợi thế rất lớn của công ty CIIBOS cũng như về phía khách hàng, vì có thể kế thừa và tận dụng những chức năng vượt trội ở những phân hệ khác như Kho, Kế Toán, Quản Lý Nhân Sự, Quản Lý Công Việc, Báo Cáo Thống Kê…

Tất cả các dữ liệu từ cửa hàng ,chi nhánh ,văn phòng đều được cập nhật vào hệ thống máy chủ trung tâm. Chủ doanh nghiệp, cấp quản lý có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra tình hình kinh doanh, kiểm soát nguồn tiền, doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, doanh số bán, lợi nhuận tại mỗi nơi theo thời gian thực mà không phải đợi kế toán tổng hợp số liệu hay di chuyển đến các cửa hàng để kiểm tra, hạn chế tối đa thất thoát…Điều phối hàng hóa kịp thời tránh trường hợp thiếu hụt hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT-POS với các tính năng chính như sau:

Quản lý bán hàng:

Bán hàng đơn giản, nhanh chóng tiện lợi tất cả dữ liệu giá bán, khuyến mãi, chiết khấu đã được thiêt lập sẵn bởi cấp quản lý. Nhân viên bán hàng chỉ việc vận hành. Thời gian đào tạo được rút ngắn một cách tối đa. Thay vì học các thông tin về sản phẩm, giá bán, chủng loại … trong khuôn khổ cửa hàng với số lượng hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng như trước đây, bạn chỉ cần học cách vận hành phần mềm Passport2IT-POS (không quá 1 giờ đồng hồ) và dành thời gian còn lại để nâng cao kỹ năng giao tiếp.

Quản lý hàng bán trả lại đơn giản: trả hàng theo đơn hoặc coi việc trả hàng như thu mua (giá mua lại có thể thấp hơn giá bán ra)

Kiểm tra các giao dịch theo từng nhân viên, từng máy bán hàng, từng khách hàng, từng thời điểm trong ngày, so sánh theo tháng, quý, năm…

Điểm vượt trội của hệ thống Passport2IT-POS là ngoài việc ghi nhận các giao dịch bán hàng, trả hàng thì hệ thống cũng đồng thời lưu trữ dữ liệu một cách tương thích với hệ thống kế toán Việt Nam hiện hành, giúp cho việc kế toán sổ sách được giảm tải rất nhiều. Đây là một sự kết hợp hài hòa để cho việc vận hành là nhanh nhất, đồng thời tuân thủ các quy tắc kế toán chặt chẽ nhất.

Một giao dịch trung bình với khoảng 3 mặt hàng hoàn thành trong không quá 5 giây

Xem chi tiết lịch sử giao dịch của nhân viên bán hàng ở mọi chi nhánh tại mọi thời điểm

Danh sách các tính năng trong gói phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT-POS

Mua hàng
Đặt hàng
Quản lý kho
Nhập- xuất – điều chuyển nội bộ
Quản lý tồn kho chặt chẽ
Thông báo tồn kho dưới định mức
Phân tích sản lượng bán để dự tính định mức tồn kho hợp lý
Quản lý giá bán
Giá bán được thiết lập theo số lượng bậc thang
Thiết lập được nhiều chính sách giá bán khác nhau có thể áp dụng cho toàn bộ hệ thống, từng cửa hàng, nhóm khách hàng hoặc từng khách hàng riêng lẻ.
Mua nhiều sản phẩm trong cùng group được hưởng giá sỉ
Quản lý được giá bán của từng cửa hàng tránh tình trạng bán sai giá
Giá bán được thiết lập tại văn phòng chính áp dụng cho cửa hàng hoặc có thể lập tại cửa hàng.
Chương trình marketing đa dạng (khuyến mãi, chiết khấu, giảm giá)
Thiết lập được nhiều chính sách khuyến mãi, chiết khấu theo từng mặt hàng hoặc theo nhóm có thể áp dụng cho toàn bộ hệ thống, từng cửa hàng, nhóm khách hàng hoặc từng khách hàng riêng lẻ.
Các chương trình được tính tự động
Chương trình marketing được thiết lập tại văn phòng chính áp dụng cho cửa hàng hoặc có thể lập tại cửa hàng.
Quản lý nguồn tiền
Quản lý nguồn tiền thu về từ bán hàng, nạp tiền và chi ra từ rút tiền của mỗi thu ngân đầu ca và cuối ca.
Quản lý tồn tiền mọi lúc theo thời gian thực
Ghi nhận thu – chi…

Hệ thống phần mềm dễ sử dụng, giao diện hiện đại, thân thiện với người dùng. Phần mềm hỗ trợ đa ngôn ngữ, các tính năng mới được cập nhật liên tục và miễn phí trong suốt thời gian khách hàng sử dụng sản phẩm. Đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, giỏi nghiệp vụ, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Hệ thống báo cáo đa dạng : từ thống kê doanh số bán hàng theo từng cửa hàng, chi nhánh để phân bổ nhân sự hợp lý, dự trữ hàng tồn đến dự báo đơn đặt hàng, phân tích lợi nhuận, doanh số bán, doanh thu, dự báo nguồn tiền…

Khi nhu cầu kinh doanh tăng cao, doanh nghiệp có thể mở rộng phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT-POS sang Passport2IT-ERP với các phân hệ nâng cao như: quản lý vận chuyển, quản lý đơn hàng (một đơn giao nhiều đợt, nhiều cửa hàng/ chi nhánh thụ lý một đơn hàng, quản lý đội ngũ kinh doanh, quản lý hoa hồng, chiết khấu cho nhân viên kinh doanh, quản lý nhân sự – tiền lương, quản lý dự án, ghi nhận công việc hàng ngày của nhân viên, đánh giá hiệu suất của nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng.

Các thiết lập ban đầu

https://passport2it.com/wp-content/uploads/2018/01/cat_soft.jpg

https://passport2it.com/wp-content/uploads/2018/04/29872675_616554428681220_6049338598221956375_o.jpg

Bằng việc đưa phần mềm vào quản lý việc bán hàng tại cửa hàng, chi nhánh, khách hàng của bạn không những hài lòng về chất lượng sản phẩm của đơn vị bạn mà còn hài lòng về tác phong phục vụ chuyên nghiệp.

Quản lý bán hàng dạng quán ăn – hàng hàng – coffee shop

Giải pháp phần mềm Passport2IT SME ERP gần như là một giải pháp duy nhất trên thị trường, tích hợp nhiều mô hình kinh doanh vào một giải pháp để phù hợp với xu hướng hiện nay, khi mà các doanh nghiệp ngày càng phát triển đa ngành.

Phân hệ quản lý bán lẻ ngành dịch vụ ăn uống, là một phần mở rộng của phân hệ quản lý bán hàng Passport2IT POS. Và là một phần trong bộ giải pháp tổng thể Passport2IT SME ERP mà khách hàng có thể sử dụng một cách hoàn toàn độc lập, hay sử dụng như một trong các phân hệ của chuỗi giải pháp ERP.

Giao diện được thiết kế cho phân hệ quản lý ngành dịch vụ ăn uống được thiết kế theo hướng hỗ trợ Touch Screen một cách tối đa, để phù hợp với các thiết bị cảm ứng hay được sử dụng trong lĩnh vực này. Nó mang đến cho khách hàng một cái nhìn hiện đại, bên cạnh sự nhanh và hiệu quả vốn có.

Với việc là một phân hệ trong toàn bộ chuỗi giải pháp, thì điều này còn giúp cho khách hàng giảm bớt chi phí rất nhiều nếu muốn quản lý công việc kế toán một cách chặt chẽ (thiết lập định mức nguyên vật liệu, kiểm tra hao hụt, theo dõi công nợ khách hàng/nhà cung cấp, các báo cáo theo chuẩn mực kế toán…) mà không phải nhập liệu lại qua một phần mềm kế toán khác.

Màn hình lên Order – Hỗ trợ touch screen của nhân viên

Màn hình quản lý tổng thể khu vực

$C:\Users\Admin\Downloads\localhost_8100_tab001-ace-main-menu_ord100-order-type(iPhone 6_7_8 Plus).png$

$C:\Users\Admin\Downloads\localhost_8100_tab001-ace-main-menu_ord100-order-type(iPhone 6_7_8 Plus) (2).png$

$C:\Users\Admin\Downloads\localhost_8100_tab001-ace-main-menu_ord100-order-type(iPhone 6_7_8 Plus) (3).png$

$C:\Users\Admin\Downloads\localhost_8100_tab001-ace-main-menu_ord100-order-type(iPhone 6_7_8 Plus) (4).png$

Màn hình theo dõi lịch sử Order theo thời gian thực

Màn hình cập nhật trạng thái Order (Dùng cho bếp – khu pha chế)

Quản lý bán hàng dạng quán ăn – hàng hàng – coffee shop – Ứng dụng cho nhân viên

$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPhone 6_7_8 Plus) (2).png$	$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPad).png$

Ứng dụng trên Mobile cho nhân viên có thể chọn khu vực bán hàng và lên order qua thiết bị di động. Tích hợp máy in di động để có thể in bill trực tiếp mà không cần phải lại quầy.

$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPad) (2).png$	$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPad) (1).png$

Xem lịch sử giao dịch theo nhân viên mọi lúc mọi nơi. Các hình thức thống kê đa dạng: theo món, theo danh mục, theo top các sản phẩm bán chạy

$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPad) (3).png$

Một số các loại hình bán hàng khác mà phần mềm hỗ trợ như: Bán vé trò chơi, bán vé xe, bán vé vào cổng (có tích hợp với hệ thống kiểm soát cổng ra vào tự động)

Bán lẻ cho quy mô sản phẩm nhiều (trên 500 sản phẩm)

POS200 – Tạo Combo sản phẩm

Phần mềm cho phép nhóm các sản phẩm lại với nhau để tạo thành Combo (Giỏ hàng, giỏ quà tết…). Khi khách hàng checkout, nhân viên bán hàng chỉ cần scan mã barcode thì hệ thống sẽ tự đống lấy ra danh sách cản sản phẩm có trong combo

Bán lẻ cho quy mô sản phẩm nhiều (trên 500 sản phẩm)

Phân hệ quản lý khách hàng (CRM)

Quản lý khách hàng, quản lý nhân viên kinh doanh, nắm được hành vi của khách hành và sự hoạt động hiệu quả của đội Sales là yếu tố then chốt cho mọi đối tượng kinh doanh.

Hiệu quả của nhân viên kinh doanh

Bên cạnh việc đào tạo về sản phẩm và dịch vụ cho NVKD, và sau đó giao phó việc tìm khách hàng mới cho nhân viên, và người quản lý xem các báo cáo cuối ngày, cuối tháng theo cách truyền thống thì câu hỏi được đặt ra luôn là các báo cáo có đúng không?, có tối ưu được hết thời gian của nhân viên kinh doanh không? Thời gian chăm sóc 1 Lead mất bao lâu, và bao nhiêu chi phí để từ Lead có thể chuyển đổi sang khách hàng chính thức.

Thống kê về sự hiệu quả và phản hồi về dịch vụ

Tại sao một nhân viên đi thị trường liên tục, tạo ra đầu mối liên tục mà không thể chuyển đổi sang khách hàng? Các lý do để Lead từ chối dịch vụ là gì? Những khu vực nào có số lượng chuyển đổi cao nhất? Các nhân viên kinh doanh chính xác đã chăm sóc Lead như thế nào?

Trả lời được các câu hỏi trên đồng nghĩa với việc đối tượng kinh doanh biết chính xác NVKD của mình đã làm những gì, khu vực nào tạo ra lợi nhuận, các nhóm phản hồi nào cần lưu ý, phân bổ khách hàng tiềm năng qua những nguồn nào, giới tính, độ tuổi, loại hình kinh doanh, nhân viên nào hiệu quả, nhân viên nào không hiệu quả.

Module Chăm Sóc Khách Hàng của Passport2IT SME ERP đáp ứng được các yêu cầu trên, và quan trọng nhất là các số liệu có tính chính xác cao hơn việc ghi nhận qua các báo cáo hằng ngày. Vì với Module này thì người quản lý có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực, đối chiếu các hoạt động của NV với kết quả mà NV đó mang lại. Điều này giúp đối tượng kinh doanh phát hiện ra vấn đề sớm, hơn là đợi đến khi NV-KD thực sự không mang lại hiệu quả mới biết được. Bên cạnh đó thì với các số liệu thu thập được theo thời gian, thì lượng dữ liệu này sẽ trở thành một tài sản vô giá cho doanh nghiệp trong việc định hướng các chiến lược tiếp cận khách hàng cho các sản phẩm và dịch vụ tiếp theo.

Tổng quan Module Chăm Sóc Khách Hàng

Phân hệ kinh doanh và quản lý đơn hàng, ngoài các yếu tố đơn giản, dễ sử dụng thôi thì chưa đủ. Nó còn phải đạt được những yếu tố về tốc độ xử lý phải thật nhanh, và bên cạnh nhanh thì phải vô cùng chặt chẽ, tuân thủ quy trình, kết nối được với các bộ phận khác. Có như vậy mới có thể tối ưu hóa đội ngũ Sales, phục vụ và chăm sóc khách hàng chu đáo, đồng thời thiết lập một xương sống vững chắc để có thể nhân rộng lên một cách nhanh nhất.

Một điểm chết mà rất nhiều cá nhân, tổ chức kinh doanh hay mắc phải nhưng không để ý đó chính là bỏ qua thất thoát. Ta hay hài lòng về con số tăng trưởng, ví dụ như 10%/tháng, tuy nhiên có thể con số đó có thể lên đến 15 đến 20%. Nếu không nhìn thấu đáo thì con số tăng trưởng 10% kia là cái bẫy ngọt ngào. Việc thất thoát 10% kia, ngày qua ngày sẻ chảy qua các đối thủ, và khi ta kịp nhận ra thì đã tương đối trễ.

Trong định hình xây dựng phân hệ quản lý Kinh Doanh của mình thì bên cạnh việc xây dựng một công cụ bán hàng mạnh, nhanh, nhiều chức năng, thì CIIBOS rất chú trọng vào việc quản lý nhân sự, và các công cụ đo lường tính hiệu quả. Chúng tôi theo đuổi một triết lý đơn giản: Ở mọi thời điểm, nhân viên trong công ty phải làm việc hết công suất của mình, Output của giờ đầu tiên cũng như Output của giờ thứ 8 phải giống nhau. Việc duy trì và kiểm soát được điều này sẽ giúp công ty giảm được rất nhiều sự thất thoát. Tối ưu hóa thời gian, kết hợp với các công cụ bán hàng mạnh, thì việc năng suất tăng là điều đương nhiên.

Các chức năng tóm lược của phân hệ CRM:

Cho phép nhân viên kinh doanh tạo và theo dõi khách hàng tiềm năng
Cho phép nhân viên kinh doanh ghi nhận lại toàn bộ quá trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng vào hệ thống. Việc này giúp quản lý có cái nhìn toàn diện vào nhân viên của mình, biết được hoạt động có đi đúng hướng hay không để sớm điều chỉnh. Đồng thời, sau một thời gian, đây sẽ là một số liệu thống kê rất quý báu cho công ty.
Cho phép thiết lập chế độ riêng tư cho nhân viên kinh doanh thuộc các chi nhánh hay bộ phận khác nhau không xem được khách hàng của nhau, để đảm bảo sự cạnh tranh công bằng giữa các nhân viên.
Cho phép cấp quản lý tạo Project và tạo Task trong mỗi Project cụ thể. Task sau đó được phân công cho nhân viên thụ lý. Việc tạo Project và thực hiện công viêc theo Task được giao giúp quản lý dễ thống kê tính hiệu quả của mỗi Project: có bao nhiêu nhân sự tham gia, tiến độ của mỗi Task riêng lẽ và tiến độ của tổng Project, tổng thời gian đã bỏ ra cho Project, tổng chi phí nhân sự cho Project.
Cho phép đính kèm tài liệu không giới hạn vào các hoạt động chăm sóc khách hàng và ghi nhận Task hằng ngày.
Cho phép quản lý xem xét và đánh giá Task của nhân viên. Nếu quản lý không hài lòng, có thể bắt nhân viên làm lại. Một Task khi đến ngày hết hạn mà chưa xong thì sẽ có thông báo đến cấp cao nhất, do đó việc quên công việc không thể xảy ra.
Cho phép thiết lập các chinh sách linh hoạt về giá sản phẩm: Giá bậc thang, giá theo nhóm khách hàng (khách VIP, đại lý cấp 1 2 3…), giá theo một khách hàng cụ thể
Cho phép thiết lập các chính sách khuyến mãi, chiết khấu phức tạp. Một ví dụ khá phức tạp mà phần mềm Passport2IT-ERP quản lý doanh nghiệp có thể hỗ trợ là: Khi mua bất kì túi xốp nào trong nhóm xốp (túi 0.5Kg, túi 3KG, túi 5KG…) khi đạt số lượng X thì sẽ được giảm giá Y, hoặc tặng sản phẩm Z. Một phần mềm quản lý kinh doanh và bán hàng tốt phải rất mạnh về công cụ thiết lập giá và khuyến mãi. Đây là đòn bẩy để kick sales. Việc không có các công cụ này, mà cho giảm giá trực tiếp, hay đưa ra quyết định trực tiếp trong lúc bán hàng sẽ bị một vấn đề về quản lý và mở rộng.
Cho phép thiết lập chính sách hoa hồng cho nhân viên kinh doanh. Đây cũng là một chức năng mà chỉ có trong các gói lớn. Công Ty CIIBOS đã quyết định đưa chức năng này vào hẳn trong gói Standard của hệ thống Passport2IT-ERP.
Cho phép nhân viên kinh doanh lập báo giá. Và báo giá có chế độ chờ quản lý duyệt. Khi báo giá được khách hàng chập thuận, thì sẽ được chuyển đổi thành đơn hàng.
Cho phép nhân viên kinh doanh đánh đơn hàng của một sản phẩm với nhiều quy cách đóng gói khác nhau, và hệ thống tự động chuyển đổi sang một đơn vị chuẩn.
Cho phép thiết lập các thông số về mức độ ưu tiên của đơn hàng, ngày dự định giao hàng, phương thức thanh toán. Khi phương thức thanh toán không thõa mãn các điều kiện về định mức công nợ thì hệ thống sẽ khóa đơn hàng, và quản lý phải xem xét mới được qua các bước tiếp theo.
Hệ thống cho phép đơn hàng giao tay 3, và thu tiền tay 3: Đại lý đặt hàng công ty, công ty giao hàng cho khách của đại lý, và công nợ là giữa công ty với đại lý. Giá trên đơn hàng là giá của đại lý với khách.
Hệ thống cho phép điều chuyển đơn hàng đến các chi nhánh khác thụ lý, hoặc mượn hàng từ chi nhánh khác nếu hiện tại kho tiếp nhận không có đủ hàng.
Hệ thống cho phép thêm vào các phụ phí khi giao hàng như phí chành, phí giao hàng nhanh, và các chi phí khác mà người dùng có thể tự thiết lập
Cho phép tách từ một đơn hàng lớn thành nhiều đơn hàng nhỏ, mỗi chi nhánh thụ lý một phần của đơn hàng
Chức năng quản lý đổi trả hàng, thu mua lại hàng cũ với giá khác.
Chức năng xem toàn bộ phân bổ khách hàng theo vị trí địa lý thực trên bản đồ Google Map hoặc Bing Map

Bên trên là một giới thiệu tổng quát về các chức năng chính của Phân Hệ Quản Lý Kinh Doanh của phần mềm Passport2IT – ERP. Chưa kể đến rất nhiều Dashboard và Report phụ trợ để theo dõi, thống kê và dự đoán tình hình kinh doanh.

Phân hệ quản lý kinh doanh và đơn hàng kết nối hoàn toàn với phân hệ Kế Toán, Kho, Điều Vận, Thống Kê Và Báo Cáo tạo thành một chuỗi khép kín với dữ liệu liên kết chặt chẽ với nhau. Các thao tác của nhân viên qua mỗi giai đoạn đều được ghi nhận lại, cho nên việc xảy ra thất thoát hay sai sót có khả năng rất thấp. Khi công ty có đội xe vận chuyển riêng, và kho tách biệt thì 2 phân hệ tiếp theo là Điều Vận và Quản Lý Kho Cao Cấp sẽ cung cấp các chức năng để người dùng có thể lên lịch xe, phân đơn hàng vào xe, tạo lộ trình cho xe, phân công lệnh giao hàng cho nhân viên kho để nhân viên kho có thể soạn hàng trước. Toàn bộ các thao tác được ghi nhận ai là nhân viên thụ lý, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Từ đó, có thể vận hành và đánh giá nhân viên một cách minh bạch nhất.

Quản lý các thông tin của khách hàng

Phần mềm Passport2IT SME ERP cho phép người dùng ghi nhận thông tin khách hàng từ lúc còn là đối tượng tiềm năng (LEAD) đến khi chuyển thành khách hàng chính thức (ACCOUNT). Khách hàng chính thức là khách hàng được định nghĩa có phát sinh giao dịch đặt hàng.

Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng CRM003

Phần mềm cho phép phân loại khách hàng theo nhiều nhóm (INDIVIDUAL, COMPANY), theo các loại hình kinh doanh (THƯƠNG MẠI, SẢN XUẤT, ĂN UỐNG), nhóm khách hàng (VÀNG, BẠC, VIP, ĐẠI LÝ…) và nhiều thông tin liên quan khác.

Nhân viên kinh doanh có nghĩa vụ ghi lại nhật kí hoạt động chăm sóc khách hàng, bao gồm tất cả các hoạt động như chăm sóc qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp, các phản hồi từ khách hàng, các phản hồi về sản phẩm tương đương từ các nhà cung cấp khác 🡺 Thông tin được minh bạch đến các cấp quản lý cho các mục đích báo cáo, định hướng và điều chỉnh.

Các lưu ý quan trọng:

- Địa chỉ khách hàng sẽ được định vị theo vị trí thực khi được nhập liệu đúng. Vị trí này được sử dụng cho các phân hệ khác như điều vận, báo cáo… Ví dụ: Xem bản đồ thực tế địa chỉ khách hàng để lên lịch giao hàng theo tuyến đường, các thống kê về doanh thu/công nợ theo khu vực địa lý, các thống kê về doanh thu theo sản phẩm theo khu vực địa lý.
- Mỗi khách hàng sẽ được phụ trách bởi một nhân viên. Các vấn đề về tính hoa hồng, task nhắc nhở thu hồi công nợ sẽ dựa theo nhân viên thụ lý để làm căn cứ cho phần mềm tính toán.
- Hệ thống phân quyền cao cấp, chỉ khách của NV kinh doanh nào thì NV đó thấy và người cấp trên thấy

Khi khách hàng đã phát sinh giao dịch, khách hàng tiềm năng (LEAD sẽ được chuyển thành ACCOUNT)

Màn hình CRM001 – Quản lý thông tin khách hàng chính thức (Account)

Toàn bộ các lịch sử giao dịch liên quan đến khách hàng (hiện tại và quá khứ), ngày đặt hàng gần nhất… được thể hiện tại đây, bao gồm trạng thái theo thời điểm hiện tại của từng đơn hàng, lịch sử các sản phẩm đã giao dịch

Các màn hình phụ quan trọng liên quan đến thông tin khách hàng:

Màn hình định vị tọa độ khách hàng theo địa chỉ nhập liệu

Màn hình xem vị trí khách hàng theo trạng thái (LEAD, ACCOUNT)

DAB101 – Dashboard thống kê khách hàng

DAB102 – Dashboard Thống kê khác hàng theo Order

CRM020 – Phản hồi từ khách hàng

Màn hình cho phép ghi nhận các phản hồi của khách hàng liên quan đến quá trình chăm sóc, giao hàng, trả hàng…

CRM121 – Ghi nhận thông tin đối thủ cạnh tranh

CRM229 Quản lý thông tin hợp đồng khách hàng

Hệ thống cho phép tạo hợp đồng khách hàng, và đính kèm không giới hạn các tài liệu liên quan đến hợp đồng.

Ghi nhận báo giá – Duyệt báo giá – Chuyển báo giá sáng đơn hàng

CRM201 – Màn hình ghi nhận báo giá

Phần mềm cho phép nhân viên ghi nhận báo giá cho khách hàng. Giá hiển thị sẽ là giá được thiết lập sẵn. Nhân viên có thể điểu chỉnh giá lên xuống tùy vào nhu cầu kinh doanh. Khi báo giá được duyệt và báo giá được chuyển thành đơn hàng thì hệ thống sẽ tự động cập nhật giá đã chốt thành giá EXCEPTION PRICE cho các order tiếp theo.

CRM602 – Xem và duyệt báo giá

Phần mềm cho phép người dùng có thể xem lại các báo giá đã được lập, và chức năng duyệt báo giá. Báo giã đã được duyệt sẽ được chuyển sang trạng thái APPROVED và người dùng có thể gởi đến khách hàng cuối, hoặc chuyển sang đơn hàng.

Chức năng thiết lập hoa hồng cho nhân viên kinh doanh

CRM821 – Thiết lập nhóm hoa hồng

Thiết lập nhóm hoa hồng mà NVKD được hưởng khi có doanh thu xuất phát từ nhóm này. Hoa hồng có thể thay đổi theo năm, như từ năm thứ 2 trở đi, sẽ được hưởng hoa hồng ít hơn, hoặc sau 1 thời gian thì khách sẽ trở thành khách của công ty và NVKD không được hưởng hoa hồng nữa.

CRM822 – Thiết lập khách vào nhóm hoa hồng

Các khách hàng có cũng nhóm sẽ được áp dụng cùng cách tính hoa hồng đã được thiết lập từ màn hình CRM821

CRM820 – Thiết lập hoa hồng theo sản phẩm

Mỗi sản phẩm/nhóm sản phẩm sẽ có các mức hoa hồng khác nhau cho NVKD

CRM815 – Thiết lập nhóm nhân viên

Một chức năng thiết lập hoa hồng khác mà phần mềm cung cấp cho nhóm nhân viên. Các nhân viên trong cùng một nhóm sẽ được áp dụng hoa hồng trên sản phẩm bán ra.

CRM816 – Thiết lập nhân viên vào nhóm

Thiết lập nhân viên vào nhóm được hưởng hoa hồng. Các nhân viên trong cùng một nhóm có thể được hưởng các mức hoa hồng khác nhau.

CRM818 – Thiết lập công thức tính hoa hồng

Công thức tính hoa hồng được phần mềm cho phép thiết lập động, tùy vào nhu cầu và đặc thù kinh doanh của từng khách hàng.

CRM819 – Quản lý danh sách công thức hoa hồng cho NVKD

CRM817 – Thiết lập hoa hồng theo sản phẩm/Nhóm sản phẩm

CRM830 – Xem hoa hồng cho nhân viên theo thời điểm

Sau khi các bước thiết lập được hoàn tất, cấp quản lý có thể xem hoa hồng cho nhân viên kinh doanh theo thời gian thực tại màn hình này. Cho mỗi đơn hàng phát sinh, và đã được thanh toán, hệ thống sẽ kiểm tra thời gian giao dịch, đối tượng khách hàng, nhóm khách hàng, nhân viên sales, nhóm nhân viên… để áp dụng các mức hoa hồng đã được thiết lập.

Chức năng thiết lập chiết khấu – khuyến mãi cho khách hàng

CRM606 – Thiết lập chiết khấu cho khách hàng

Hệ thống cho phép thiết lập đa dạng hình thức chiết khấu theo nhóm khách hàng, khách hàng, theo nhóm sản phẩm hoặc từng sản phẩm. Chiết khấu có thể là theo phần trăm, hoặc số tiền cố định. Tùy vào số lượng mua theo bậc thang, mà khách hàng sẽ có các mức chiết khấu khác nhau theo số lượng.

CRM210 – Thiết lập khuyến mãi cho khách hàng

Hệ thống cho phép tạo nhiều bản khuyến mãi, mỗi bản khuyến mãi sẽ áp dụng cho một công ty/chi nhánh, có thời gian bắt đầu hiệu lực và thời gian kết thúc. Tại mỗi thời điểm sẽ có tối đa một bản khuyến mại được hoạt động.

Khuyến mãi có thể được thiết lập đa dạng theo khách hàng/nhóm khách hàng, theo từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.

Khuyến mãi được áp dụng theo số lượng bậc thang. Số lượng mua khác nhau sẽ có mức khuyến mãi khác nhau

Chức năng ghi nhận chuyển khoản qua ngân hàng

CRM903 – Quản lý giao dịch chuyển khoản

Hệ thống cho phép ghi nhận các giao dịch chuyển khoản qua ngân hàng (cho việc thanh toán đơn hàng, đặt cọc, trả nợ đơn hàng trước…). Hệ thống cho phép NVKD và Nhân viên kế toán xác nhận vào giao dịch.

Hệ thống cho phép kế toán lập phiếu thu trực tiếp từ giao dịch này: Phiếu thu chung, phiếu thu theo đơn hàng, phiếu thu hộ nội bộ

Chức năng quản lý đơn hàng bán

CRM231 – Màn hình lên đơn hàng

Phần mềm cho phép nhân viên bán hàng lên đơn hàng trực tiếp cho khách hàng cuối, hoặc hình thức giao tay 3 (hóa đơn gởi về cho người trung gian, và phiếu giao hàng đến khách hàng cuối không thể hiện thông tin chiết khấu)

Hệ thống cho phép ghi nhận đơn hàng xuất ra liên quan đến hợp đồng nào (cho các mục đích kiểm tra và thống kê), chọn mức độ ưu tiên cho đơn hàng, hình thức thanh toán, ngày dự kiến giao hàng, địa chỉ giao hàng và các phụ phí khác (nếu có) như phí giao hàng dễ vỡ, phí vận chuyển ra chành xe…

Khi nhân viên lên đơn hàng, toàn bộ các thiết lập về giá, mức thuế, khuyễn mãi, chiết khấu, hoa hồng, đơn vị chuyển đổi… sẽ được hệ thống tự động xử lý. Bên cạnh đó là các màn hình phụ trợ để xem lịch sử giao dịch khách hàng (trong Tab “Thông tin khách hàng”), để NVKD có thể nắm bắt nhanh về khách hàng (doanh thu đến thời điểm hiện tại, lần order gần nhất, danh mục sản phẩm đã order…), và có các gợi ý nhắc nhở NVKD khi có các sản phẩm bất thường được ghi nhận trên đơn hàng để giảm thiểu sai sót của việc lên nhầm đơn. Và màn hình xem số lượng tồn kho hiện tại của mặt hàng, số lượng hàng ở các kho và chi nhánh, thông tin ngày về của các đơn thu mua: Việc này giúp NVKD có thể tự tin ra quyết định khi lên đơn hàng: Nếu hệ thống báo hàng hiện tại trong kho đã hết, nhưng ngày dự kiến hàng về là ngày mai thì NVKD có thể nhận đơn hàng và thiết lập ngày dự kiến giao hàng vào ngày mốt.

CRM603 – Xem và duyệt đơn hàng

Mỗi đơn hàng được tạo ra, hệ thống sẽ tự động gán mã chẵn “Kinh doanh duyệt”, và mã chặn về “BAD CREDIT” – Nợ xấu nếu khách hàng bị vượt định mức công nợ, hoặc phương thức thanh toán là chuyển khoản trước.

Đơn hàng khi đã được duyệt, nếu bị thay đổi thông tin sẽ tự động được trả về trạng thái chờ duyệt.

Khi trạng thái đơn hàng đã chuyển sang APPROVED, thì bộ phận điều vận mới thấy được đơn hàng và có thể sắp xếp xe giao hàng.

Đối với các khách hàng có quy trình giao hàng phức tạp (Cần gom đơn, sắp xếp xe để giao theo tuyến, theo các đặc thù vận hành…) thì sẽ cần đến phân hệ điều vận để quản lý việc giao hàng.
Đối với các khách hàng có quy trình giao hàng đơn giản, phần mềm cũng cấp màn hình CRM608 – Xác nhận trạng thái đơn hàng, để nhân viên có thể theo dõi và cập nhật trạng thái mỗi đơn hàng.

CRM608 – Xác nhận trạng thái đơn hàng

Chức năng xem số lượng hàng thu mua sắp về, số lượng đã đặt hàng, số lượng đã chốt kho chuẩn bị xuất đi.

Chức năng quản lý đơn hàng trả lại

CRM604 – Đơn hàng trả lại

Hệ thống chỉ cho phép thu lại sản phẩm trả lại theo đơn hàng, đồng thời hàng trả về phải qua một bước duyệt để xác nhận nhập kho lại.

CRM605 – Xem và duyệt đơn hàng trả lại

Phân hệ quản lý thu mua

Thu mua có vai trò quan trọng không kém gì bán hàng, thậm chí còn quan trọng hơn. Lý do vì bạn không thể bán được hàng với một sản phẩm không tốt, và giá không cạnh tranh. Điều này là luôn đúng cho dù công ty bạn là công ty thương mại hay sản xuất. Quản lý tốt được nguồn cung cấp là tiền đề cho việc phát triển bền vững. Phần mềm quản lý công ty toàn diện Passport2IT SME ERP với phân hệ quản lý thu mua mang đến cho người dùng nhiều chức năng ưu việt để quản lý nhà cung cấp của mình:

Ghi nhận thông tin chi tiết của nhà cung cấp
Ghi nhận thông tin những người liên hệ của nhà cung cấp
Tạo đơn đặt mua hàng (Hệ thống tự động lấy giá mua của nhà cung cấp đã chọn để đặt)
Xem lại danh sách đơn đặt mua hàng đã tạo
Cho phép trưởng phòng và quản lý duyệt đơn đặt mua hàng
Tạo phiếu hàng mua trả lại nhà cung cấp
Xem lại danh sách đơn hàng mua trả lại đã tạo
Cho phép trưởng phòng và cấp quản lý duyệt đơn trả lại
Tạo và quản lý hàng xuất – nhập gia công : Tạo phiếu xuất gia công , nhập gia công và theo dõi lượng hàng đem gia công, tính giá nguyên liệu gia công.

Tổng quan phân hệ thu mua

Quản lý thông tin nhà cung cấp

PRO016 – Ghi nhận thông tin nhà cung cấp

PRO017 – Thiết lập bản giá thu mua

Quản lý đơn thu mua

WAH020 – Tạo đơn thu mua

WAH032 – Xem và duyệt đơn thu mua

WAH704 – Xem các giao dịch mua hàng

Quản lý phiếu xuất gia công

WAH902 – Tạo phiếu xuất gia công

WAH903 – Xem và cập nhật trạng thái phiếu

Quản lý phiếu nhập gia công

WAH904 – Tạo phiếu nhập gia công

WAH905 – Xem và cập nhật trạng thái phiếu

Quản lý hàng mua trả lại

CRM901 – Tạo phiếu trả hàng ngược lại nhà cung cấp

CRM902 – Quản lý danh sách hàng mua trả lại

Quản lý phiếu đề nghị

WAH910 – Tạo phiếu đề nghị

Hệ thống cho phép người dùng tạo đa dạng các loại hình phiếu đề nghị như: Đề nghị mua hàng, đề nghị xuất kho, đề nghị sản xuất.

Phiếu đề nghị khi đã được duyệt, có thể được chuyển đổi thành PO để gởi đến nhà cung cấp.

WAH909 – Xem và duyệt phiếu đề nghị

Khi phiếu đề nghị đã được thông qua, người dùng có thể tạo PO trực tiếp từ phiếu đề nghị

Duyệt phiếu đề nghị trên thiết bị di động

Chức năng cho phép cấp quản lý duyệt phiếu đề nghị chi trên ứng dụng di động iOS/Android/Web. Cấp quản lý có thể chấp thuận đề nghị, hoặc từ chối.

$C:\Users\Admin\Downloads\171.244.139.59_pos_(iPhone 6_7_8 Plus) (1).png$

Chức năng cho phép cấp quản lý duyệt phiếu đề nghị mua hàng trên ứng dụng di động iOS/Android/Web. Cấp quản lý có thể chấp thuận đề nghị, hoặc từ chối.

Phân hệ quản lý kho

Tổng quan các chức năng chính của phân hệ quản lý kho:

Cho phép tạo kho không giới hạn ở mỗi công ty, chi nhánh. Cho phép tạo kho “Ảo”, như là một kho trung gian không chính thức để phục vụ các mục đích như khu vực xuống hàng tạm, khu vực kiểm tra chất lượng, khu vực tạm nhập tái xuất…
Cho phép tạo khu vực trong kho không giới hạn.
Cho phép thiết lập sản phẩm vào khu vực trong kho. Mỗi sản phẩm chỉ được phân vào một khu vực nhất định.
Cho phép thiết lập nhân viên phụ trách kho. Mỗi khu vực kho có một quản lý
Cho phép thiết lập định mức tồn kho (tối đa và tối thiểu) cho mỗi sản phẩm
Cho phép khóa kho (khóa toàn bộ, hoặc khóa theo sản phẩm) tại một thời điểm, để phục vụ việc kiểm kê.
Cho phép xem chi tiết lịch sử giao dịch của một mặt hàng trong khoản thời gian được chọn.
Cho phép đặt đơn hàng cho nhà cung cấp
Cho phép xác nhận đơn hàng khi nhà cung cấp giao, cho phép đổi trả hàng với nhà cung cấp
Cho phép điều chuyển kho nội bộ trong công ty
Cho phép điều chuyển hàng giữa chi nhánh với nhau
Cho phép gộp hàng, tách hàng ra các mã sản phẩm khác nhau
Chức năng phân công cho nhân viên kho soạn đơn hàng
Chức năng xác nhận đơn hàng soạn xong
Chức năng xem lịch giao hàng từ phân hệ điều vận để soạn hàng kịp với lịch chạy của xe
Chức năng cảnh báo cho nhân viên kho khi xe sắp xuất phát
Chức năng nhập xuất sản phẩm theo số Lô
Chức năng nhập hàng về kho khi giao hàng không thành công
Chức năng xem trước lịch dự định giao hàng, mặt hàng, số lượng từ nhà cung cấp
Chức năng dự báo tồn kho theo thời điểm trong tương lai dựa trên số lượng tồn kho hiện tại, số lượng dự tính nhập về theo ngày dự định giao, số lượng hàng đặt đã chốt và ngày dự định xuất.
Chức năng xuất kho hàng mượn giao dùm của chi nhánh khác gởi đến.
Chức năng điều chỉnh số kho, khi việc kiểm kê không khớp. Việc điều chỉnh này kết nối hoàn toàn với phân hệ kế toán để hạch toán vào các tài khoản kế toán thất thoát.

Bên cạnh là rất nhiều các công cụ thống kê và báo cáo nâng cao, dùng cho việc xem lịch sử giao dịch của kho theo mặt hàng, tần suất bán hàng. Thống kê năng suất của nhân viên soạn hàng, thống kê các loại hình giao dịch của kho, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

Quản lý các thiết lập ban đầu về kho

WAH004 – Tạo kho

Mỗi công ty/chi nhánh được phép có nhiều kho. Kho với lựa chọn PRIMARY là kho dùng để xuất hàng bán.

WAH003 – Thiết lập khu vực vào kho

Tương tự, mỗi kho sẽ có nhiều khu vực. Sản phẩm sẽ được thiết lập vào các khu vực của kho. Việc nhập xuất sản phẩm chỉ được thực hiện nếu kho nhập và kho xuất có thiết lập sản phẩm cho phép xuất/nhận.

WAH026 – Thiết lập sản phẩm vào kho

Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng, kiểm kho… Nhân viên được thiết lập vào Công ty/Chi nhánh nào thì chỉ thấy được sản phẩm được thiết lập vào kho đó.

WAH906 – Nhập số dư tồn kho ban đầu

Sử dụng cho các khách hàng chuyển đổi từ một hệ thống khác sang hệ thống Passport2IT ERP, với dữ liệu ban đầu được mang từ hệ thống cũ sang.

Tạo phiếu mượn hàng nội bộ

WAH029 – Tạo phiếu mượn hàng nội bộ

Phần mềm cho phép các Công ty/Chi nhánh mượn hàng qua lại với nhau. Giao dịch mượn hàng cần được tạo phiếu đề nghị từ bên muốn mượn hàng, và đối tượng cần mượn sẽ thấy phiếu đề nghị. Phiếu có thể được chấp thuận hoặc từ chối.

WAH030 – Danh sách phiếu mượn hàng

Phiếu mượn hàng từ Công ty/Chi nhánh này đến Công ty/Chi nhánh khác sẽ được thể hiện cho đối tượng được mượn hàng xem và duyệt, đồng thời cả 2 bên đều có thể theo dõi trạng thái của phiếu mượn hàng (Đang chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đang được lấy hàng, Đang vận chuyển…)

Tạo phiếu chuyển kho nội bộ

WAH034 – Tạo phiếu chuyển kho nội bộ

Quản lý các giao dịch luân chuyển hàng từ các kho nội bộ của công ty, ví dụ thành phầm từ kho sản xuất sang kho bán hàng, nguyên liệu từ kho nguyên liệu sang kho sản xuất…

WAH049 – Quản lý phiếu chuyển kho nội bộ

Nhân viên giữa các kho khi nhận hàng từ kho khác chuyển sang, có thể kiểm tra hàng thực nhận so với trên phiếu chuyển kho và xác nhận giao dịch, đồng thời có thể cập nhật số lô hàng hóa trong trường hợp hàng hóa quản lý theo lô.

Tạo phiếu xuất kho nội bộ

WAH045 – Tạo phiếu xuất kho nội bộ

Đối tượng của sản phẩm xuất

Tạo phiếu nhập kho nội bộ

Nhập hàng từ phiếu nhập kho

WAH011 – Nhập kho

Hàng hóa từ các nguồn: Nhà cung cấp, Mượn hàng, Trả hàng (Từ phía khách hàng), sau khi có phiếu tạo và đã được duyệt, cũng như đã có biên bản nghiệm thu (chủ yếu nhập mua hàng từ nhà cung cấp) sẽ được ghi nhận nhập kho tại màn hình này.

Phần mềm cho phép nhập kho nhiều lần cho một phiếu nhập (cho trường hợp hàng hóa có số lượng lớn, phải giao làm nhiều đợt)

Với các sản phẩm nằm ngoài phiếu đặt hàng (Hàng khuyến mãi, hàng tặng…), phần mềm cho phép ghi nhận vào kho trong quá trình nhập hàng.

Chức năng kiểm kho

WAH062 – Kiểm kho

Phần mềm cho phép khóa kho trong thời gian kiểm kho 🡺 Các giao dịch nhập/xuất có liên quan đến khu vực đang kiểm sẽ không giao dịch được. Nhân viên kiểm kho kiểm tra số lượng thực và cập nhật vào biên bản kiểm kho. Ở mỗi sản phẩm đều có liệt kê lịch sử giao dịch vào/ra của sản phẩm đến khu vực đang kiểm nhằm giúp nhân viên dễ xác định được nguyên nhân lệch kho.

Tạo phiếu đề nghị xuất/nhập kho

WAH910 – TODO

Tạo biên bản nghiệm thu

WAH045 – Biên bản nhập kho

Hàng hóa trước khi nhập kho, tùy vào quy trình của mỗi công ty mà có thể cần bước kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho. Phần mềm cho phép tạo biên bản nghiệm thu đi kèm với phiếu nhập hàng (PO), trả hàng (ORDER RETURN), hàng mượn (STOCK BORROWING)

Xuất kho theo dự án

WAH931 TODO

Xem tồn kho theo thời gian thực

Các chức năng khác

WAH901 – Hủy lệnh giao hàng

Trong trường hợp đơn hàng vận chuyển không thể thực hiện được (từ phía công ty hoặc phía khách hàng), có thể sử dụng màn hình này để hủy lệnh giao hàng.

WAH009 – Phân việc cho nhân viên soạn hàng

Phần mềm cho phép quản lý kho phân công soạn hàng đến các nhân viên kho. Màn hình này được sử dụng với phân hệ điều vận. Khi đơn hàng đã được xác nhận, và nhân viên điều vận đã sắp xếp đơn hàng vào tuyến xe thì đơn hàng sẽ hiện thị trên màn hình này cộng với thông tin xe/tài xế/thời gian dự kiến xuất phát… để nhân viên soạn hàng có đầy đủ thông tin chuẩn bị hàng hóa nhằm giảm thiểu tối đa thời gian chờ của tài xế.

Phân hệ quản lý kế toán

Cho phép thiết lập hệ thống bộ mã kế toán (Thiết lập mặc định theo bộ mã Kế Toán Việt Nam)
Thiết lập cách hạch toán kế toán cho các nghiệp vụ phát sinh của những phân hệ : Bán hàng, Mua hàng, Kho… Nhân viên không cần nhớ định khoản, hệ thống sẽ hạch toán theo các thiết lập được đinh sẵn.
Thiết lập hạch toán kế toán cho các bút toán liên quan đến hoạt động thu – chi để tránh trường hợp hạch toán sai, dẫn đến kế toán kiểm tra lại, gây lãn phí thời gian (Chi tiền nộp vào TK, Thu rút tiền ngân hàng, Chi mua đồ dùng…)
Ghi nhận số dư ban đầu: Kho, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, công nợ với nhân viên, các đầu mục tài khoản kế toán
Lập Phiếu Thu – Phiếu Chi bằng tiền mặt hoặc ngân hàng
Thu tiền bán hàng và thanh toán mua hàng theo đơn hàng
Xử lý và cấn trừ công nợ
Lập phiếu kế toán tổng hợp
Ghi nhận và quản lý các khoản vay, thanh toán vay theo từng kế ước
Ghi nhận hóa đơn mua hàng, được tập hợp từ các phiếu nhập kho
Thiết lập định mức công nợ và thông báo công nợ quá hạn theo nhiều loại hình công nợ
Ghi nhận tài sản cố định và các khoản trích khấu hao
Ghi nhận công cụ dụng cụ và các khoản trích phân bổ
Tính giá xuất kho
Kết chuyển lại lỗ
Khóa dữ liệu kế toán
Báo cáo : công nợ phải thu, phải trả , các đối tượng khác, quỹ tiền mặt, ngân hàng
Báo cáo tổng hợp kế toán : Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chung…
Báo cáo tài chính: Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Bảng Kết quả kinh doanh
Và các báo cáo liên quan đến kế toán khác

Tiền mặt và ngân hàng

ACT016 – Lập phiếu chi

Phần mềm cho phép lập phiếu chi cho nhiều đối tượng khác nhau bao gồm tiên mặt và ngân hàng. Các phiếu chi có thể đính kèm tài liệu (không giới hạn số lượng file đính kèm)

Phần mềm cho phép khách hàng tự tạo mẫu in UNC của các ngân hàng. Sau khi tạo phiếu chi thì sẽ in trực tiếp ra UNC

Bên cạnh đó, kế toán viên không cần phải nhớ sẵn các định khoản, mà có thể chọn các ACTIVITY CODE

ACT006 – Chi tiền

1. PHIỀU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

ACT822 – Tạo đề nghị tạm ứng

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT822- Đề nghị Tạm ứng

Thông tin phiếu:

Tên nhân viên: Chọn nhân viên đề nghị Số PYC: Phần mềm tự động nhảy số

Bộ phận: Tự động lấy lên theo tên nhân viên chọn Ngày yêu cầu: Hệ thống lấy ngày hiện tại ( người tạo tự chỉnh sửa được)

Đơn sản xuất: Không chọn

Diễn giải: không bắt buộc phải ghi ( nhưng nếu ghi thì người dùng dễ tìm kiếm hơn trong danh sách)

Thông tin chi tiết:

Loại đối tượng và Tên đối tượng: Không bắt buộc chọn

Chọn phiếu đề nghị: Tích chọn phiếu đề nghị.

(Lưu ý Phiếu đề nghị tạo từ màn hình WAH910_Tạo phiếu đề nghị mua hàng)

Số tiền: Nhập số tiền cần đề nghị tạm ứng

Ghi chú: Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ Diễn giải của Phiếu đề nghị. Người dùng có thể sửa hoặc ghi thêm thông tin được.

==è Bấm nút THÊM

Lưu ý: Một phiếu đề nghị tạm ứng có thể chọn được nhiều phiếu đề nghị (chủ trương), mỗi chủ trương người tạo chọn phiếu đề nghị, nhập số tiền rồi Bấm nút Thêm.

======èKhi Nhập Xong Phiếu Đề Nghị Tạm Ứng Thì Bấm Nút LƯU

XEM LẠI PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG ĐÃ TẠO VÀ IN RA TRÌNH KÝ

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT820_ Xem và Duyệt phiếu đề nghị

Hoặc vào màn hình ACT822 Tạo Phiếu đề nghị tạm ứng => Bấm nút Xem Giao Dịch

Chọn Từ ngày …….. Đến ngày ………..

Bấm nút “Lấy D.Liệu (F2)”

ð Chọn phiếu cần in => Chọn mẫu in : Chọn Đề nghị tạm ứng

PHIỀU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

ACT819 – Phiếu đề nghị thanh toán

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT819 – Đề nghị thanh toán

Tên nhân viên: Chọn nhân viên đề nghị Số PYC: Phần mềm tự động nhảy số

Bộ phận: Tự động lấy lên theo tên nhân viên chọn Ngày yêu cầu: Hệ thống lấy ngày hiện tại ( người tạo tự chỉnh sửa được)

Đơn sản xuất: liên kết với phiếu đề nghị của đơn sản xuất nào

Diễn giải: không bắt buộc phải ghi (nhưng nếu ghi thì người dùng dễ tìm kiếm hơn trong danh sách)

Tab chi tiết: Nhập vào tab chi tiết đối với trường hợp đã có Hóa đơn nhập kho và chủ trương, không có hóa đơn ngoài.

Loại đối tượng: Chọn nhà cung cấp/ Nhân viên

Tên đối tượng: Chọn tên nhà cung cấp/ Nhân viên

Chọn phiếu đề nghị: Tích chọn phiếu đề nghị (nếu có)

Chọn phiếu nhập kho: Tích chọn phiếu nhập kho (nếu có)

Hóa đơn: Chọn hóa đơn (nếu có)

Số tiền: Nhập số tiền cần đề nghị thanh toán

Click vào “THÊM”

Khi nhìn thấy Chi Tiết người dùng đã nhập phía trên xuống dưới bảng phía dưới Chi Tiết => Người dùng đã lưu thành công.

Lưu ý: Một phiếu đề nghị thanh toán có thể chọn được nhiều phiếu đề nghị (chủ trương),phiếu nhập kho, hóa đơn.

Mỗi chủ , phiếu nhập kho, hóa đơn người tạo chọn , sau đó nhập số tiền rồi Bấm nút Thêm.

Tab Hóa đơn: Chưa có Hóa đơn nhập kho, hóa đơn chưa có chuyển cho kế toán

Nhập thông tin Hóa đơn:

Tiền trước thuế: Nhập số tiền Tổng ở phía dưới tờ hóa đơn

Thuế suất (VAT): Chọn thuế suất (10; 5; 0)

Tiền thuế: Tự động hệ thống tính

TK thuế: Không nhập gì hết

Đối tượng: Chọn đối tượng ( Tìm tên hoặc mã số thuế của người bán)

Tên đối tượng:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh tên người bán vào.

Mã số thuế:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh MST vào.

Mẫu số hóa đơn : Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ký hiệu HĐ: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Số Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ngày Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

==> Bấm nút THÊM để lưu lại thông tin của tờ hóa đơn đó

Khi nhìn thấy Hóa đơn người dùng đã nhập phía trên xuống dưới bảng phía dưới Hóa Đơn => Người dùng đã lưu thành công.

⇒ Khi Nhập Xong Phiếu Đề Nghị thanh toán Thì Bấm Nút LƯU

XEM LẠI PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG ĐÃ TẠO VÀ IN RA TRÌNH KÝ

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT820_ Xem và Duyệt phiếu đề nghị

Hoặc vào màn hình ACT819 Tạo Phiếu đề nghị thanh toán => Bấm nút Xem Giao Dịch

ACT820 – Xem và duyệt phiếu đề nghị thanh toán

Ngoài ra phần mềm cho phép người dùng có thể duyệt phiếu đề nghị thanh toán trên ứng dụng di động

PHIỀU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT953- Đề nghị Thanh toán Tạm ứng.

Bảng 1 gồm 2 tab: Tab Chi tiết và Tab Hóa đơn

Tab Chi tiết:

Phiếu chi: Chọn phiếu chi

Hóa đơn: Chọn Hóa đơn (kèm theo phiếu chi đó nếu có)

===è Bấm nút Thêm

Tab Hóa đơn: trường hợp hóa đơn chưa chuyển cho kế toán nhập

Nhập thông tin Hóa đơn:

Tiền trước thuế: Nhập số tiền Tổng ở phía dưới tờ hóa đơn

Thuế suất (VAT): Chọn thuế suất (10; 5; 0)

Tiền thuế: Tự động hệ thống tính

TK thuế: Không nhập gì hết

Đối tượng: Chọn đối tượng ( Tìm tên hoặc mã số thuế của người bán)

Tên đối tượng:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh tên người bán vào.

Mã số thuế:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh MST vào.

Mẫu số hóa đơn : Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ký hiệu HĐ: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Số Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ngày Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

=> Bấm nút THÊM để lưu lại thông tin của tờ hóa đơn đó

Bảng 2:

Chọn chứng từ:

Trường hợp 1: Đã có PNK hoặc Hóa đơn

Phiếu nhập kho: Chọn PNK

Hóa đơn: Chọn Hóa đơn

Số tiền: Chọn PNK hoặc HĐ hệ thống tự động load lên

=è Bấm nút Thêm

Trường hợp 2: Chưa có PNK và Hóa đơn

Chứng từ số: Nhập số chứng từ ( không bắt buộc nhập vì đã nhập bên tab Hóa đơn)

Ngày chứng từ: ( không bắt buộc nhập vì đã nhập bên Tab Hóa đơn)

Số tiền: Nhập số tiền tổng của những hóa đơn

=è Bấm nút Thêm c.từ ngoài

==> Sau khi nhập hết thông tin bảng 1 và bảng 2 ==> Bấm nút LƯU

XEM LẠI PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG ĐÃ TẠO VÀ IN RA TRÌNH KÝ

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT954_ DS phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng

Chọn từ ngày…… đến ngày…….

Bấm nút Lấy Dữ liệu

Chọn In

1. PHIỀU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT953_ Đề nghị Thanh toán Tạm ứng.

Bảng 1 gồm 2 tab: Tab Chi tiết và Tab Hóa đơn

Tab Chi tiết:

Phiếu chi: Chọn phiếu chi

Hóa đơn: Chọn Hóa đơn (kèm theo phiếu chi đó nếu có)

===è Bấm nút Thêm

Tab Hóa đơn: trường hợp hóa đơn chưa chuyển cho kế toán nhập

Nhập thông tin Hóa đơn:

Tiền trước thuế: Nhập số tiền Tổng ở phía dưới tờ hóa đơn

Thuế suất (VAT): Chọn thuế suất (10; 5; 0)

Tiền thuế: Tự động hệ thống tính

TK thuế: Không nhập gì hết

Đối tượng: Chọn đối tượng ( Tìm tên hoặc mã số thuế của người bán)

Tên đối tượng:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh tên người bán vào.

Mã số thuế:

+Nếu Đối tượng phía trên có thông tin mà kế toán đã tạo thì tự động hiện ra.

+ Nếu Đối tượng phía trên không có thông tin mà kế toán đã tạo thì người dùng đánh MST vào.

Mẫu số hóa đơn : Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ký hiệu HĐ: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Số Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

Ngày Hóa đơn: Nhìn trên tờ hóa đơn nhập vào

==è Bấm nút THÊM để lưu lại thông tin của tờ hóa đơn đó

Bảng 2:

Chọn chứng từ:

Trường hợp 1: Đã có PNK hoặc Hóa đơn

Phiếu nhập kho: Chọn PNK

Hóa đơn: Chọn Hóa đơn

Số tiền: Chọn PNK hoặc HĐ hệ thống tự động load lên

=è Bấm nút Thêm

Trường hợp 2: Chưa có PNK và Hóa đơn

Chứng từ số: Nhập số chứng từ ( không bắt buộc nhập vì đã nhập bên tab Hóa đơn)

Ngày chứng từ: ( không bắt buộc nhập vì đã nhập bên Tab Hóa đơn)

Số tiền: Nhập số tiền tổng của những hóa đơn

=è Bấm nút Thêm c.từ ngoài

==è Sau khi nhập hết thông tin bảng 1 và bảng 2 è Bấm nút LƯU

XEM LẠI PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG ĐÃ TẠO VÀ IN RA TRÌNH KÝ

Chọn phân hệ Kế Toán =>Chọn mục Tiền Mặt Và Ngân Hàng => Chọn màn hình ACT954_ DS phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng

ACT954 – Xem lại phiếu đề nghị tạm ứng

Chọn từ ngày…… đến ngày…….

Bấm nút Lấy Dữ liệu

Chọn In

Kế toán tổng hợp

Quản lý hoạt động thường nhật

Quản lý báo cáo kế toán

TODO

Hoạt động thường nhật hàng tháng

Quản lý tài sản

Quản lý khoản vay

Quản lý khấu hao

Kế toán công nợ

Báo cáo kế toán

Phân hệ quản lý báo giá

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Passport2IT SME ERP cho phép người dùng tạo báo giá, và duyệt báo giá, chuyển báo giá thành đơn hàng. Một tính năng ưu điểm của phân hệ quản lý báo giá là nhân viên có thể điều chỉnh giá lên hoặc xuống so với giá đã được thiết lập sẵn. Sau khi báo giá đã được chốt, thì giá thỏa thuận đó sẽ trở thành giá riêng cho khách hàng. Hệ thống sẽ tự nhớ giá khi khách hàng mua sản phẩm lần tiếp theo

Phân hệ quản lý nhân sự

Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp Passport2IT SME ERP cho phép doanh nghiệp quản lý nhân sự từ lúc bắt đầu tìm kiếm ứng viên, cho đến quá trình phỏng vấn, quá trình thử việc, hợp đồng nhân viên, quá trình làm việc và đến khi nghỉ việc. Bên cạnh đó là các thiết lập chi tiết về ca làm việc, các hình thức lương, thưởng, phạt, phụ cấp và tính lương theo công thức động (công ty tự định nghĩa công thức lương). Các chức năng chính của phân hệ quản lý nhân sự:

Ghi nhận thông tin chi tiết của nhân viên từ lúc tìm kiếm tuyển dụng ==> phỏng vấn ==> chính thức ==> nghỉ việc.
Chấm công hoặc tích hợp máy chấm công để đọc dữ liệu : Giờ vào, giờ ra, vào trễ, ra sớm, tăng ca…
Thiết lập các quy định về lương: Bậc lương , lương cơ bản, lương phụ cấp, lương đóng bảo hiểm , thiết lập các ca làm việc…
Ghi nhận ngày nghỉ trong quá trình làm việc : nghỉ có phép, không phép, phép năm, nghỉ có lương, nghỉ không lương…
Quản lý và theo dõi ngày phép năm của nhân viên
Ghi nhận các khoản giảm trừ gia cảnh
Ghi nhận các khoản phụ cấp và giảm trừ . Riêng các khoản phụ cấp doanh nghiệp được quyền tự thiết lập công thức theo quy định của doanh nghiệp và có thể thay đổi theo thời gian.
Tính lương, tạm ứng doanh nghiệp được quyền tự thiết lập công thức theo quy định doanh nghiệp và có thể thay đổi theo thời gian.
Báo cáo tổng hợp lương theo từng bộ phận, phòng ban, phiếu lương của từng nhân viên….
Báo cáo lương hàng tháng để gửi ngân hàng , Báo cáo lương thuế…

Thiết lập thông tin nhân viên

Quản lý ứng viên

Hệ thống Passport2IT SME ERP cho phép bộ phận nhân sự quản lý thông tin ngay từ lúc còn là ứng viên. Nhân sự giỏi, không phải dễ tìm, cho nên việc lưu lại khi đối tượng mới ở mức là ứng viên là cần thiết. Có thể tại thời điểm tìm kiếm, đối tượng chưa sẵn sang cho công việc, hoặc đối tượng rất có tiềm năng, nhưng hiện công ty lại chưa có nhu cầu cho vị trí đó… Nhân sự có thể lưu lại thông tin, và quay lại ở một thời điểm khác. Việc này cũng giúp người chủ doanh nghiệp có những thông tin cần thiết, để đánh giá ưng viên và đánh giá luôn cả bộ phận tuyển dụng. Nếu ứng viên không tốt, thì không thể có nhân viên tốt. Hoặc số lượng ứng viên mà nhân sự tìm kiếm là quá ít so với thời gian của nhân sự.

Thiết lập ca làm việc

Quản lý chấm công nhân viên

Quản lý bản lương nhân viên

Phân hệ quản lý vận chuyển

Tạo lệnh giao hàng từ phiếu đặt hàng đã được duyệt
Lên kế hoạch giao hàng, điều vận xe
Theo dõi và quản lý tài xế, quản lý thông tin xe
Xác nhận giờ xe ra và vào cổng
Quản lý và theo dõi chi phí xe : sửa chữa, xăng, kiểm định, phạt giao thông…
Ghi nhận và tính chi phí từng chuyến xe : Phí chành xe, phí cầu đường, phí gửi hàng…
Thống kê lịch sử giao dịch của từng xe : 1 ngày xe đi bao nhiêu chuyến, bao nhiêu đơn hàng, thời gian 1 chuyến mất bao lâu, do tài xế nào đảm nhận…
Xem vị trí các điểm giao hàng trên Bing Map

Quản lý thông tin đội xe

Quản lý phiếu giao hàng

Các thiết lập khác

Phân hệ quản lý sản xuất

Phân hệ quản lý báo cáo – Dashboard

Mobile App cho quản lý xem số liệu tổng quát

Các tính năng hiện thời của phân hệ Dashboard View trên Mobile

Doanh thu hiện tại theo chi nhánh
Giao dịch sản phẩm theo ngày (Sales Activities)
Doanh thu theo khách hàng
Bản công nợ khách hàng
Tồn kho sản phẩm theo chi nhánh
Khách hàng mới theo tháng
Top các sản phẩm Best Seller
Account Receivable, Liabilities
Nhân sự làm việc theo bộ phận trong ngày

Tính năng cho phép người dùng tự xây dựng Report – Dashboard – Chart

Cho phép setup connection đến nhiều nguồn Data như Oracle, MSSQL, MYSQL, Google BigQuery, Excel File, OLAP Cube…
Cho phép setup multiple datasource tại cùng thới điểm
Servermode option để làm việc với lượng data lớn
Tự động update dữ liệu
Cho phép can thiệp trực tiếp vào Database để build custom query on the fly ==> Tự chủ hoàn toàn về công nghệ, có thể can thiệp tới lớp dữ liệu và xử lý dữ liệu thông qua các Events của .Net như cách code bình thường SNP đang sử dụng hiện nay.
Các công cụ Dashboard đa dạng, cho phép can thiệp vào code để tùy chỉnh, mở rộng chức năng.

Tô màu theo nhiều tiêu chí

Cho phép thiết lập các tiêu chí lọc dữ liệu, Data Drill Down, Single/Master Filter

Export Dashboard ra các định dạng Excel,PDF,HTML,Image

Cho phép thiết lập password security và chữ kí điện tử để có thể xem file

Cho phép lưu dashboard dưới định dạng XML để có thể mở trên máy khác. file XML có phần mở rộng để Developer có thể thêm vào Custom Node (Ví dụ như tên Database, câu lệnh truy vấn để có thể mở trên một database khác mà vẫn tận dụng đước layout)

Đây là điểm nổi bật vì nhiều người có thể tạo Dashboard và Report độc lập, sau đó lưu thành định dạng XML chiếm rất ít dung lượng. File này có thể chia sẽ cho các người dùng khác ==> Rất nhanh chóng để xây dựng một thư viện Dashboard/Report tận dụng nhân lực từ phía End-Users.

Desktop Chart Tool

Với hơn 150 mẫu đồ thị để chọn lựa cho việc hiển thị dữ liệu

Cho phép bind trực tiếp Datasource bằng code vào Chart Object Model
Cho phép edit chart run-time

$C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide16.PNG$

Export Chart sang các định dạng khác

Bản đồ phân bố doanh thu lợi nhuận theo khách hàng – khu vực địa lý (Nhấp vào vòng tròn để xem chi tiết danh sách khách hàng trong khu vực qua drill-down charts. Tự động gom và mở các điểm khi zoom-in zoom-out)

Demo – Phân Bổ Khách Hàng Trên Web

Các Dashboard sẵn có

Danh sách Dashboard trong tài liệu này chỉ đúng ở thời điểm tháng 04-2020. Số lượng Dashboard và Report luôn được xây dựng mới, điều chỉnh và nâng cấp định kì.

$C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide10.PNG$ $C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide11.PNG$ $C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide12.PNG$

$C:\Users\Administrator\Desktop\Product-Leaflet_20180919\Slide15.PNG$

KPI nhân sự

Kiến trúc giải pháp và khả năng mở rộng

CIIBOS ERP – Tài liệu mô tả chung

CIIBOS ERP – Tài liệu mô tả chung

Về CIIBOS

Dịch vụ CIIBOS cung cấp

Giải pháp phần mềm đóng gói

Chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu của khách hàng

Tư vấn giải pháp và gia công phần mềm

Sản phẩm Passport2IT SME ERP

Điểm tạo nên sự khác biệt của Passport2IT ERP

Khi nào doanh nghiệp đã bắt đầu cần giải pháp ERP?

1. Dữ liệu khó truy cập

2. Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau

3. Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn

4. Tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ độc lập

5. Quản trị kém và cơn ác mộng của IT

Bạn cần gì để bắt đầu

Lợi ích của việc quản lý toàn diện trên một hệ thống

Chức năng hệ thống

Kiến trúc hệ thống

Tổng quát về chức năng phần mềm Passport2IT ERP

Đăng Nhập

Màn hình chính

Màn hình chức năng và quy chuẩn chung

5. Các ghi chú thêm về chức năng trên lưới (GRID) của phần mềm Passport2IT ERP

Phân hệ quản trị hệ thống

Thiết lập thông tin Công ty – Phòng ban – Chi nhánh

Thiết lập thông tin Công ty

Thiết lập thông tin mối quan hệ phòng ban

Thiết lập thông tin người dùng

Thay đổi Password

Phân quyền người dùng

Quy Trình Thiết Lập Mã Hệ Thống Và Các Thông Tin Ban Đầu Trước Khi Vận Hành Phần Mềm

Tạo kho và thiết lập khu vực trong kho (Bắt Buộc)

Thiết lập khu vực trong kho

Thiết lập khóa kho

Thiết lập số dư ban đầu của kho

Thiết lập các mã chung của hệ thống

Thiết lập mã chặn

Tạo các CHARGE CODE (Phụ Phí) trong quá trình xử lý đơn hàng (Không bắt buộc)

Thiết lập bản mã kế toán chuẩn Việt Nam

Thiết lập quy cách hạch toán theo loại giao dịch

Thiết lập số dư ban đầu cho các đầu tài khoản

Thiết lập định mức công nợ

Phân hệ quản lý sản phẩm

Quy Trình Thiết Lập Sản Phẩm

Tạo đơn vị chuẩn – Tạo danh mục sản phẩm – Tạo loại sản phẩm

Tạo thông tin sản phẩm – Thiết lập sản phẩm vào khu vực kho – Thiết lập định mức tồn kho

Tạo bản quy cách quy đổi

Tạo giá mua sản phẩm, giá bán sản phẩm

Thiết lập danh mục nhà cung cấp.

Giá bán sản phẩm được quản lý chặt chẽ và cho phép người dùng thiết lập nhiều loại hình giá bán.

Thiết lập chính sách khuyến mãi

Thiết lập chính sách chiết khấu

Thiết lập chính sách hoa hồng cho nhân viên kinh doanh

Phân hệ quản lý công việc

Phân hệ quản lý trạm bán lẻ – Point of Sales (POS)

Quản lý hoạt động bán lẻ hằng ngày

Quản lý bán hàng:

Danh sách các tính năng trong gói phần mềm quản lý bán hàng Passport2IT-POS

Các thiết lập ban đầu

Quản lý bán hàng dạng quán ăn – hàng hàng – coffee shop

Quản lý bán hàng dạng quán ăn – hàng hàng – coffee shop – Ứng dụng cho nhân viên

Bán lẻ cho quy mô sản phẩm nhiều (trên 500 sản phẩm)

Bán lẻ cho quy mô sản phẩm nhiều (trên 500 sản phẩm)

Phân hệ quản lý khách hàng (CRM)

Hiệu quả của nhân viên kinh doanh

Thống kê về sự hiệu quả và phản hồi về dịch vụ

Tổng quan Module Chăm Sóc Khách Hàng

Quản lý các thông tin của khách hàng

Ghi nhận báo giá – Duyệt báo giá – Chuyển báo giá sáng đơn hàng

Chức năng thiết lập hoa hồng cho nhân viên kinh doanh

Chức năng thiết lập chiết khấu – khuyến mãi cho khách hàng

Chức năng ghi nhận chuyển khoản qua ngân hàng

Chức năng quản lý đơn hàng bán

Chức năng quản lý đơn hàng trả lại

Phân hệ quản lý thu mua

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Quản lý đơn thu mua

Quản lý phiếu xuất gia công

Quản lý phiếu nhập gia công