CIIBOS001 – Tổng quát chức năng

Tổng quát về chức năng phần mềm Passport2IT ERP

Lưu ý chung về diễn giải: Hình chụp màn hình, bên dưới là tên/mô tả ngắn về chức năng, tiếp theo là mô tả chi tiết về chức năng của màn hình.

Đây là phần mô tả các chức năng chung của giải pháp Passport2IT SME ERP. Với một bộ giải pháp đồ sộ về tính năng theo chuyên mục, thì các tính năng chung của phần mềm quản lý Passport2IT ERP cũng là một điểm nhấn, với rất nhiều tiện ích như:

• Cung cấp cho khách hàng Database Test, để có thể train nhân viên mới, và test các tính năng phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu chính
• Cho phép sử dụng đa ngôn ngữ, và người dùng có thể tự thay đổi bản dịch
• Export dữ liệu ra Excel, Pdf, HTML, Text, Image trên mọi màn hình
• Tô màu dữ liệu theo ý thích của từng người dùng
• Chức năng lưu lại trạng thái của màn hình

Đăng Nhập

Màn hình đăng nhập

Khi đăng nhập, người dùng có thể chọn Cơ Sở Dữ Liệu để làm việc. Phiên bản ENTERPRISE, người dùng có thể chọn nhiều Database để làm việc như Database chính thứ, Database History, Database Test (cho mục đích đào tạo hướng dẫn nhân viên)

Người dùng có thể lựa chọn ngôn ngữ muốn sử dụng. Giải pháp phần mềm Passport2IT-ERP hiện tại hỗ trợ 2 ngôn ngữ Việt Anh. Tuy nhiên, phần mềm có chức năng cho phép người dùng tự thêm ngôn ngữ mới, và tự thay đổi bản dịch cho các diễn giải theo cách của mình. Do đó, việc hỗ trợ ngôn ngữ là không giới hạn.

Màn hình chính

Màn hình làm việc chính

Sau khi đăng nhập và chọn công ty muốn làm việc (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều công ty/chi nhánh) thì bạn sẽ thấy màn hình chính.

Tất cả các phân hệ của phần mềm quản lý Passport2IT – ERP được thể hiện phía trên. Và khi Click vào các phân hệ, bạn sẽ thấy các màn hình liên quan đến phân hện đó. Mỗi màn hình phục vụ cho một chức năng hay một phần chức năng.

Các màn hình được phân loại theo 3 nhóm chính:

• Nhóm dùng để thao tác ( Control – Management – Activity)
• Nhóm dùng để xem (View)
• Nhóm thiết lập (Setting)

Mỗi màn hình được đánh số, cùng với tên diễn giải chức năng của màn hình đó.

Người dùng đặc biệt ADMIN sẽ thấy toàn bộ các phân hệ và màn hình. Những người dùng khác, tùy vào việc thiết lập phân quyền sẽ chỉ thấy được một phần các phân hệ và các màn hình được phép sử dụng. Như vậy, một nhân viên bán hàng thường chỉ làm việc trên 2 đến 3 màn hình, và chỉ thấy được dữ liệu mình được cho phép thấy (Các tài liệu hướng dẫn về phân quyền tiếp theo sẽ đi cụ thể vào phần này).

Phía trên màn hình chính (Top Bar). Các bạn sẽ thấy các thông tin nhanh:

• Số công việc được phân công cho bạn
• Số công việc phân công cho nhân viên khác, có liên quan đến Project của bạn
• Thay đổi Theme giao diện
• Thay đổi Công ty/Chi nhánh
• Sổ Ghi chú

Phía dưới màn hình chính (Bottom Bar). Các bạn sẽ thấy các thông tin:

• Database đang làm việc
• Tên User đang sử dụng
• Tên Công ty/Chi nhánh đang làm việc
• Lựa chọn Tắt/Mở Thông báo tự động (Khi được mở, bạn sẽ nhận được thông báo khi một sự thay đổi dữ liệu của người khác có liên quan đến bạn)
• Nhóm người dùng bạn đang thuộc về
• Số tin nhắn mới cho bạn (Công cụ Chat nội bộ)

Phía trên bên phải màn hình chính, bạn sẽ thấy nút mũi tên (ARROW BUTTON). Khi click vào sẽ mở ra màn hình mở rộng

Sau khi click vào, bạn sẽ thấy màn hình mở rộng như bên dưới

Bạn có thể tìm thấy nhiều tiện ích trên vùng màn hình mở rông này (Lưu ý: một số chức năng không áp dụng cho phiên bản STANDARD)

Màn hình chức năng và quy chuẩn chung

Ví dụ màn hình chức năng

Mỗi màn hình chức năng đều có Số + Tên màn hình trên đầu giúp người dùng dễ nhớ

Các dữ liệu có màu VÀNG là dữ liệu bắt buộc nhập

Các dữ liệu màu XÁM là dữ liệu không được thay đổi

Các dữ liệu màu TRẮNG là dữ liệu không bắt buộc nhập

Các nút (BUTTON) trên màn hình đều có phím tắt giúp người dùng thao tác nhanh

Khi nhập dữ liệu, người dùng chỉ cần nhấn phím TAB để di chuyển đến trường dữ liệu tiếp theo, theo quy tắc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

Với các dữ liệu nằm trong khung xổ xuống ( DROPDOWN BOX), thì người dùng nhấn phím ALT + Mũi tên xuống thay vì click chuột vào để xổ xuống dữ liệu cần chọn lựa.

Với các dữ liệu cho phép tìm kiếm (SEARCH LOOKUP) (Phần mềm cho phép tìm không dấu và có dấu), người dùng làm tương tự như trên: nhấn phím ALT + Mũi tên xuống để mở ra khung dữ liệu cần tìm kiếm. Sau đó dùng phím mũi tên lên xuống để chọn dữ liệu cần tìm. Sau khi đã tìm thấy dữ liệu cần, người dùng nhấn phím ENTER để chọn. Hoặc nhấn phím ESC nếu muốn thoát ra.

Việc kết hợp các phím tắt cho nút (BUTTON), phím TAB để di chuyển đến vùng nhập dữ liệu tiếp theo, ALT + Mũi tên xuống để mở ra DROPDOWN BOX giúp cho việc nhập liệu rất nhanh chóng, và bỏ qua các thao tác dùng chuột không cần thiết.

Khi đang ở trên bất kì một lưới (TABLE/GRID) nào, bạn đều có thể nhấn chuột phải để mở ra Menu chức năng phụ trợ

Menu chức năng phụ trợ cho phép bạn có thể:

• Xuất nhanh toàn bộ dữ liệu ra Excel file
• Chọn chế độ in – Lưu kết quả dưới các định dạng Excel, Text, CSV, PDF, HTML, Image
• Email kết quả đến người nhận
• Chọn màu sắc nền khi in
• Cho phép thêm đánh dấu WATERMARK vào trang in ( Ví dụ: “Lưu hành nội bộ”, “DRAFT”…)
• Cho phép tách lưới (SPLIT VIEW) – Dùng cho mục đích kiểm tra, đối chiếu 2 số liệu

• Cho phép Hiện/Mở Footer. Sau khi FOOTER được hiện lên, bạn có thể nhấn chuột phải để thực hiện các phép toán nhanh trên lưới như: SUM, COUNT, MIN, MAX, AVERAGE

• Cho phép lấy dữ liệu của lưới để làm thống kê, báo cáo, vẽ đồ thị (Mục Dynamic Tools). Lưu Ý : Mục này giới hạn một số chức năng trên phiên bản STANDARD

5. Các ghi chú thêm về chức năng trên lưới (GRID) của phần mềm Passport2IT ERP

Lưới trên phần mềm Passport2IT – ERP hỗ trợ rất nhiều chức năng nâng cao, mà nếu sử dụng hợp lý thì sẽ mang lại những giá trị to lớn cho người dùng. Khi bạn Click chuột phải vào thanh tiêu đề của mỗi lưới, sẽ xuất hiện Menu chức năng. Một số điểm nổi trội

• Cho phép tìm kiếm không dấu hoặc có dấu
• Cho phép lọc dữ liệu theo cột
• Cho phép hiện/ẩn cột
• Cho phép lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí như Data Filter trên Excel

• Cho phép sắp xếp ( SORT) dữ liệu theo nhiều cột dữ liệu (Multiple Sort Criteria)
• Cho phép di chuyển thứ tự giứa các cột bằng cách kéo thả
• Cho phép nhóm dòng lại với nhau (GROUP BY). Và khi kết xuất ra Excel, vẫn giữ nguyên trạng thái nhóm

• Cho phép tô màu dữ liệu theo bất kì tiêu chí nào. Đây là một chức năng rất mạnh. Đặc biệt hữu ích cho các bạn làm việc trên khối lượng dữ liệu lớn. Việc phân định nhanh loại dữ liệu qua màu sắc sẽ nhanh chóng giúp bạn giảm bớt thời gian tìm kiếm và ngay lập tức có cái nhìn tổng quát. Tất cả màu sắc trên các hình chụp màn hình đều được định nghĩa qua công cụ Conditional Formatting trên phần mềm Passport2IT ERP.