WAH920

Quy trình tạo KẾ HOẠCH theo tuần/tháng/quý cho các phòng ban

Đối tượng áp dụng:

• Phòng Động Vật: tạo kế hoạch với các đối tượng kế hoạch là thức ăn thú trong tháng, các đối tượng cần sữa chữa, duy tu, xây mới cơ sở vật chất
• Phòng Thực Vật: tạo kế hoạch tháng 8 với các đối tượng cụ thể như phục vụ trang trí cho bồn hoa trung tâm, thay cỏ 2000m2 khu chuồn mới ABC
• Phòng Kinh Doanh:  tạo kế hoạch nhu cầu hàng hóa, hoa kiểng, công cụ dụng cụ phục vụ kinh doanh
• Phòng Giáo Dục: tạo kế hoạch với các đối tượng nghiên cứu, các chương trình giáo dục cụ thể
• Phòng Xây dựng: tạo kế hoạch với các đối tượng xây dựng, sữa chữa công cụ dụng dụ, tài sản cụ thể

Mục đích:

• Giúp các phòng ban có 1 cái nhìn tổng về nhu cầu cần trong tương lai, từ đó đối chiếu với tồn kho và nguồn lực hiện tại để chủ động trong các công việc thu xếp nhân sự, kế hoạch mua hàng, kế hoạch sản xuất, trồng trọt
• Giúp tập hợp chi phí về 1 đầu mối dự án, qua đó giúp kiểm soát tốt hơn về chi phí cấu thành dự án, phân bổ nhân sự, nguồn lực khác (tài sản, công cụ dụng cụ). 
• Nâng cao năng suất, giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa do kế hoạch thông báo chậm. Bộ phận thu mua có cái nhìn tổng quát để dự trù trước, gom đơn thu mua, deal giá và tiến độ giao hàng với nhà cung cấp để phù hợp với ngày cần của các bộ phận khác ==> Tối ưu hóa diện tích kho, giá tốt hơn khi đơn được gom lại (số lượng nhiều, giá rẻ)

Khái niệm về kế hoạch:

Một cách tổng quan, một KẾ HOẠCH cần có

• Một kế hoạch có 1 hoặc nhiều đầu ra mong đợi (ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ HOẠCH). Ví dụ kế hoạch sản xuất hoa tháng 10, sẽ có danh mục 20 loài hoa Thành phẩm với số lượng đầu ra mong đợi, kế hoạch xây dựng T10 sẽ có các đối tượng: Xây mới chuồn gấu, thay lại mái chuồn hưu nai… kế hoạch T10 phòng thực vật có các đối tượng như làm mới bồn hoa trung tâm 1000m2, trải thảm cỏ đường đi khu vực chuồn trại 10000m2…
• Mỗi một đối tượng của kế hoạch sẽ có 1 hoặc nhiều PHIẾU ĐỀ NGHỊ vật tư cần để thực hiện đối tượng đó. VD: Đối tượng xây dựng chuồn gấu sẽ có các phiếu đề nghị vật tư về gạch, cát, sắt, ống nước…
• Ngày cần : Ngày mong muốn đối tượng đầu ra của kế hoạch hoàn thành để sử dụng. Nếu ngày cần của kế hoạch không thỏa ngày báo trước tối thiểu, kế hoạch sẽ tự động CANCELED trong các phiên bản sau. Ví dụ: Tạo kế hoạch sản xuất dừa cạn, ngày tạo 1/6/2022, ngày cần 1/7/2022 ==> Không thể lưu do Thành phẩm dừa cạn cần tối thiểu 90 ngày để ra thành phẩm
• Đầu ra của đối tượng kế hoạch: có thể là THÀNH PHẨM (cho đơn sản xuất), TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (cho hoạt động xây mới, sữa chữa), ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU (hình thành sản phẩm “ảo” tài sản trí tuê/phát minh, thành phẩm cụ thể (giấy phân voi), chương trình giáo dục (chương trình hè)), DANH MỤC THU MUA
• Đầu vào của đối tượng kế hoạch: Danh mục hàng hóa, nguyên liệu, công cụ dụng cụ cần thiết để thực hiện từng đối tượng của kế hoạch
• Định khoản tập hợp chi phí cho từng đầu mục đầu ra. Ví dụ: Đơn sản xuất hóa kiểng T10, có 2 đối tượng đầu ra: Dừa cạn cho nhu cầu nội bộ, và mười giờ sản xuất theo đơn đặt hàng ==> Thì dừa cạn sẽ có định khoản mã hoạt động vào đầu danh mục nội bộ, mười giờ sẽ tập hợp vào đầu chi phí của bộ phận kinh doanh. (KẾ TOÁN VÀ IT SẼ THEO DÕI VÀ PHỤ TRÁCH PHẦN THIẾT LẬP NÀY)
• Nghiệm thu: Một kế hoạch sẽ có nhiều lần nghiệm thu (đối với đối tượng là thành phẩm). Chỉ sau khi nghiệm thu mới được nhập kho theo số lượng trên biên bản nghiệm thu.
• Thành phẩm nhập kho: Tổng thành phẩm nhập kho sẽ được đối chiếu với số lượng yêu cầu trên kế hoạch (Vd 1000 chậu dừa cạn), số lượng tạo trên đơn sản xuất (SX 1100 chậu), chi tiết vật tư đề nghị, chi tiết vật tư thực xuất,  tổng số lượng nghiệm thu đạt ==> Để làm căn cứ đánh giá sự hiệu quả trong sản xuất: Thời gian + Chất lượng + Tối ưu vật tư.

Quản lý (định khoản chi phí) theo hoạt động (Activity Base Costing)

• Việc tập hợp chi phí sẽ được thực hiện theo hướng hướng dần đến định khoản động theo thực tế hoạt động phát sinh, thay thế dần cho cách định khoản tĩnh theo mã sản phẩm như hiện nay. 
• Việc định khoản theo hoạt động giúp cho các đầu chi phí được tập hợp sát với thực tế, tránh được các tình huống thường phát sinh, ví dụ như 1 sản phẩm đóng 2 vai (Thành phẩm của sản xuất, và cũng là nguyên liệu cho các phòng ban khác)
• Giảm thiểu sai sót cho bộ phận nhập liệu, tập trung về 1 đầu mối để xử lý khi có sai sót (điều chỉnh/thêm bớt lại mã hoạt động ở màn hình thiết lập)
• Thuận tiện cho việc mở rộng về sau như: giới hạn mã hoạt động của 1 user, của phòng ban, của nhóm người dùng

ACT014 – Màn hình định nghĩa mã hoạt động

1.Tạo ĐỐI TƯỢNG KẾ HOẠCH 

Đối tượng của kế hoạch được xem như là 1 SẢN PHẨM, được tạo ở PRO080 như cách tạo sản phẩm trước đây. Đối tượng của sản phẩm có thể là 1 Thành phẩm cụ thể, hoặc một mã mới với mục đích là đầu tập hợp chi phí

Ví dụ: Phòng giáo dục tạo 1 kế hoạch nghiên cứu T8, với đối tượng của kế hoạch là “SP giấy phân voi”, “SP phân bón ủ từ phân động vật”, hoặc SP “Thay 1000m lưới khu chuồn chim”, “thay kính chuồn hổ 100m2” như là đối tượng của kế hoạch của phòng xây dựng.

2. Nhân viên phòng ban liên quan tạo kế hoạch

Các thông tin lưu ý:

• Ngày cần : yêu cầu tối thiểu là 15 ngày, với các sản phẩm cần thời gian trồng trọt, có thể phải yêu cầu trước 4 tháng (Các phiên bản sau sẽ được nâng cấp dần theo hướng ngày cần ràng buộc được thiết lập theo sản phẩm do các phòng ban đưa ra. VD: SP dừa cạn được thiết lập MIN-ORDER-TIME là 90 ngày thì kiểm tra ràng buộc sẽ tính theo thời gian được thiết lập này)
• Đối tượng của kế hoạch: Là sản phẩm vừa được tạo bên trên ở màn hình PRO080

3. Trường nhóm xem và duyệt kế hoạch đề xuất bên màn hình WAH909

LƯU Ý: Đây là bước duyệt về mặt kế hoạch tổng thể, không yêu cầu phải xây dựng vật tư đề xuất cho từng đối tượng kế hoạch để tránh mất thời gian khi kế hoạch tổng thể không được duyệt. VD: kế hoạch tổng thể phòng thực vật T9, có đối tượng là thay mới 10.000m2 hoa các khu chuồn trại ==> Có thể chỉ được duyệt 5000m2 ==> Nên xây dựng đề nghị vật tư sau khi đầu mục kế hoạch đã được duyệt.

4. Tạo kế hoạch thực hiện, và yêu cầu vật tư

(BƯỚC (4) NÀY CÓ THỂ BỎ QUA ĐỂ LÀM TRỰC TIẾP BƯỚC 5, PHẦN MỀM SẼ TỰ ĐỘNG TẠO COST CENTER THEO ĐỐI TƯỢNG KẾ HOẠCH)

• Sau khi kế hoạch đề xuất đã được duyệt, nhân viên có thể thực hiện bước tiếp theo bên màn hình CRM905.
• Chọn loại hình liên quan (Giáo dục – Khoa học – Nghiên cứu), và kế hoạch đề xuất đã được duyệt ở bước trên
• Các thông tin về định khoản cho mục đích tính giá vốn hoạt động của dự án, chọn như hình
• Bấm lưu, sau đó chọn lại phiếu và bấm vào yêu cầu vật tư

5. Tạo danh sách vật tư đề nghị

• Ở  màn hình WAH910 tạo các phiếu đề nghi NHƯ BÌNH THƯỜNG + CHỌN THÊM KẾ HOẠCH VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ HOẠCH ==> Mục đích là để biết phiếu đề nghị vật tư phục vụ cho đối tượng kế hoạch nào
• Nhập vào vật tư đề xuất + số lượng (Với mã sản phẩm đã được phòng kế toán kiểm tra trùng lắp và tạo trước đó)
• Sau khi chọn đủ, kiểm tra và SAVE

LƯU Ý – ĐỐI VỚI CÁC SẢN PHẨM ĐÃ ĐƯỢC THIẾT LẬP CÂY ĐỊNH MỨC (MÀN HÌNH BOM150) – NGƯỜI DÙNG CÓ THỂ CLICK VÀO BUTTON “Load đề nghị vật tư từ BOM” để lấy danh sách vật tư được thiết lập trước đó.

Thiết lập định mức BOM ở màn hình BOM150 phù hợp cho các loại hình sản xuất mang tính chất lặp lại như sản xuất hoa/kiểng

QUAN TRỌNG: ĐỐI VỚI CÁC ĐỀ NGHỊ NHỎ LẺ, CÓ TÍNH CHẤT THƯỜNG KỲ NHƯ MUA NƯỚC UỐNG CHO PHÒNG, MUA GIẤY IN, TIẾP KHÁCH ĐỘT XUẤT…  – LÀM ĐỀ NGHỊ BÌNH THƯỜNG NHƯ QUY TRÌNH CŨ + TẠO 1 KẾ HOẠCH VÀ 1 ĐỐI TƯỢNG KẾ HOẠCH CHUNG ĐỂ TẬP HỢP CHI PHÍ, VD: KẾ HOẠCH PHÒNG KẾ TOÁN T8 – ĐỐI TƯỢNG KẾ HOẠCH “HOẠT ĐỘNG HÀNG THÁNG CỦA PHÒNG – KHÔNG BIẾT PHÂN VÀO ĐÂU” ==> Các phiếu đề nghị sẽ chọn đối tượng kế hoạch này.

CÁC MÀN HÌNH THỐNG KÊ – XEM SỐ LIỆU TỔNG

WAH909 – TAB MASTER VIEW: Xem tổng thể nhu cầu vật tư (Theo Ngày – Tháng – Quý) – Đối chiếu với tồn kho thời điểm hiện tại

Xem nhu cầu yêu cầu xuất kho vật tư theo ngày

Xem nhu cầu yêu cầu xuất kho vật tư group theo tháng

CRM905 – Xem tổng thể nhu cầu vật tư (Theo Ngày – Tháng – Quý) – Đối chiếu với tồn kho thời điểm hiện tại

Xem đối chiếu số lượng vật tư đề nghị và thực xuất

Xem View tổng theo đơn sản xuất: Đối chiếu số lượng kế hoạch yêu cầu – Số lượng sản xuất – Số lượng nghiệm thu đạt nhập kho thành phẩm

Xem kế hoạch tổng dạng Dashboard – Group theo tháng. Giúp quản lý nhanh chóng thấy được các tháng trong tương lai đã được lấp đầy bởi kế hoạch hay chưa

LƯU Ý QUAN TRỌNG:

• Nếu ngày cần quá sát mà hàng hóa trong kho không có sẵn, bộ phận thu mua sẽ không có đủ thời gian để chuẩn bị, vì còn phụ thuộc tiến độ giao hàng của nhà cung cấp
• Với các sản phẩm “THÀNH PHẨM”, cần quá trình sản xuất kéo dài, cần phải lên kế hoạch sớm
• Các chi phí liên quan đến dự án (Nhập xuất kho, phiếu thu, phiếu chi…) sẽ được tập hợp vào đầu dự án này. Kết hợp với doanh thu bán hàng liên quan đến phòng ban, chi phí hoạt động khác (tiền lương, khấu hao cơ sở vật chất…) sẽ là căn cứ để tính giá vốn.