WAH920

Quy trình tạo KẾ HOẠCH theo tuần/tháng/quý cho các phòng ban

Đối tượng áp dụng:

  • Phòng Động Vật: tạo kế hoạch thức ăn thú trong tháng, tạo kế hoạch sữa chữa, duy tu, xây mới cơ sở vật chất
  • Phòng Thực Vật: tạo kế hoạch nhu cầu hoa kiểng phục vụ trang trí, duy tu, sữa chữa cơ sở vật chất
  • Phòng Kinh Doanh:  tạo kế hoạch nhu cầu hàng hóa, hoa kiểng, công cụ dụng cụ phục vụ kinh doanh
  • Phòng Giáo Dục: tạo kế hoạch nghiên cứu, các chương trình giáo dục
  • Phòng Xây dựng: tạo kế hoạch xây dựng, sữa chữa công cụ dụng dụ, tài sản

Mục đích:

  • Giúp các phòng ban có 1 cái nhìn tổng về nhu cầu cần trong tương lai, từ đó đối chiếu với tồn kho và nguồn lực hiện tại để chủ động trong các công việc thu xếp nhân sự, kế hoạch mua hàng, kế hoạch sản xuất, trồng trọt
  • Giúp tập hợp chi phí về 1 đầu mối dự án, qua đó giúp kiểm soát tốt hơn về chi phí cấu thành dự án, phân bổ nhân sự, nguồn lực khác (tài sản, công cụ dụng cụ). 
  • Nâng cao năng suất, giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa do kế hoạch thông báo chậm. Bộ phận thu mua có cái nhìn tổng quát để dự trụ trước, gom đơn thu mua, deal giá và tiến độ giao hàng với nhà cung cấp để phù hợp với ngày cần của các bộ phận khác ==> Tối ưu hóa diện tích kho, giá tốt hơn khi đơn được gom lại (số lượng nhiều, giá rẻ)

Khái niệm về kế hoạch:

Một cách tổng quan, một KẾ HOẠCH cần có

  • Một kế hoạch có 1 hoặc nhiều đầu ra mong đợi. Ví dụ kế hoạch sản xuất hoa tháng 10, sẽ có danh mục 20 loài hoa Thành phẩm với số lượng đầu ra mong đợi
  • Ngày cần : Ngày mong muốn đối tượng đầu ra của kế hoạch hoàn thành để sử dụng. Nếu ngày cần của kế hoạch không thỏa ngày báo trước tối thiểu, kế hoạch sẽ tự động CANCELED trong các phiên bản sau. Ví dụ: Tạo kế hoạch sản xuất dừa cạn, ngày tạo 1/6/2022, ngày cần 1/7/2022 ==> Không thể lưu do Thành phẩm dừa cạn cần tối thiểu 90 ngày để ra thành phẩm
  • Đầu ra của kế hoạch: có thể là THÀNH PHẨM (cho đơn sản xuất), TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (cho hoạt động xây mới, sữa chữa), ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU (hình thành sản phẩm “ảo” tài sản trí tuê/phát minh, thành phẩm cụ thể (giấy phân voi), chương trình giáo dục (chương trình hè)), DANH MỤC THU MUA
  • Đầu vào của kế hoạch: Danh mục hàng hóa, nguyên liệu, công cụ dụng cụ cần thiết để thực hiện từng đối tượng của kế hoạch
  • Định khoản tập hợp chi phí cho từng đầu mục đầu ra. Ví dụ: Đơn sản xuất hóa kiểng T10, có 2 đối tượng đầu ra: Dừa cạn cho nhu cầu nội bộ, và mười giờ sản xuất theo đơn đặt hàng ==> Thì dừa cạn sẽ có định khoản mã hoạt động vào đầu danh mục nội bộ, mười giờ sẽ tập hợp vào đầu chi phí của bộ phận kinh doanh.
  • Nghiệm thu: Một kế hoạch sẽ có nhiều lần nghiệm thu (đối với đối tượng là thành phẩm). Chỉ sau khi nghiệm thu mới được nhập kho theo số lượng trên biên bản nghiệm thu.
  • Thành phẩm nhập kho: Tổng thành phẩm nhập kho sẽ được đối chiếu với số lượng yêu cầu trên kế hoạch (Vd 1000 chậu dừa cạn), số lượng tạo trên đơn sản xuất (SX 1100 chậu), chi tiết vật tư đề nghị, chi tiết vật tư thực xuất,  tổng số lượng nghiệm thu đạt ==> Để làm căn cứ đánh giá sự hiệu quả trong sản xuất: Thời gian + Chất lượng + Tối ưu vật tư.

Quản lý (định khoản chi phí) theo hoạt động (Activity Base Costing)

  • Việc tập hợp chi phí sẽ được thực hiện theo hướng hướng dần đến định khoản động theo thực tế hoạt động phát sinh, thay thế dần cho cách định khoản tĩnh theo mã sản phẩm như hiện nay. 
  • Việc định khoản theo hoạt động giúp cho các đầu chi phí được tập hợp sát với thực tế, tránh được các tình huống thường phát sinh, ví dụ như 1 sản phẩm đóng 2 vai (Thành phẩm của sản xuất, và cũng là nguyên liệu cho các phòng ban khác)
  • Giảm thiểu sai sót cho bộ phận nhập liệu, tập trung về 1 đầu mối để xử lý khi có sai sót (điều chỉnh/thêm bớt lại mã hoạt động ở màn hình thiết lập)
  • Thuận tiện cho việc mở rộng về sau như: giới hạn mã hoạt động của 1 user, của phòng ban, của nhóm người dùng

ACT014 – Màn hình định nghĩa mã hoạt động

1.Tạo đầu mục sản phẩm (tổng quát là “ĐỐI TƯỢNG”)  KẾ HOẠCH/DỰ ÁN

Phòng kế toán tạo đối tượng cho mục đích tập hợp chi phí trên màn hình PRO080, với các trường nhập liệu sau:

  • Tên đối tượng
  • Mã đối tượng
  • Loại đối tượng: GDNCKH (Giáo dục – Nghiên cứu – Khoa học)
  • Đơn vị tính: Dự Án
  • Khu vực kho: Khu Dự Án (Kho ảo)

Ví dụ: Phòng giáo dục cần tạo 1 kế hoạch vật tư phục vụ chương trình hè tháng 6-2022. Quy trình cũ, PGD sẽ tạo Phiếu đề nghị  mua hàng, hoặc phiếu đề nghị xuất kho ==> Chưa phản ảnh hết vì hàng có thể có sẵn không cần thu mua,  hoặc chưa có phải cần thu mua… Và PGD cũng không cần biết hàng là mua hay có sẵn, PGD chỉ quan tâm danh sách SP có trước ngày mong đợi. Bộ phận tổ chức và kho sẽ dựa vào nhu cầu để xác định là xuất kho có sẵn, hay thu mua thêm, hay tìm kiếm NCC mới cho các đề xuất sản phẩm chưa có sẵn.

Quy trình mới: Phòng kế toán tạo sẵn các đầu đối tượng cho PGD: “Kế hoạch phòng GD Tháng 6”, “Kế hoạch Phòng GD T7” ==> Có thể hiểu là 1 “sản phẩm thành phẩm” như sản phẩm thành phẩm dừa cạn trong sản xuất. Và nguyên liệu cho thành phẩm đó là các đề xuất vật tư.

2. Nhân viên phòng ban liên quan tạo kế hoạch

Các thông tin lưu ý:

  • Ngày cần : yêu cầu tối thiểu là 15 ngày, với các sản phẩm cần thời gian trồng trọt, có thể phải yêu cầu trước 4 tháng
  • Đối tượng của kế hoạch: Là sản phẩm vừa được tạo bên trên ở màn hình PRO080

3. Trường nhóm xem và duyệt kế hoạch đề xuất bên màn hình WAH909

4. Tạo kế hoạch thực hiện, và yêu cầu vật tư

  • Sau khi kế hoạch đề xuất đã được duyệt, nhân viên có thể thực hiện bước tiếp theo bên màn hình CRM905.
  • Chọn loại hình liên quan (Giáo dục – Khoa học – Nghiên cứu), và kế hoạch đề xuất đã được duyệt ở bước trên
  • Các thông tin về định khoản cho mục đích tính giá vốn hoạt động của dự án, chọn như hình
  • Bấm lưu, sau đó chọn lại phiếu và bấm vào yêu cầu vật tư

5. Tạo danh sách vật tư đề nghị

  • Ở màn hình CRM905, click vào button “Tạo phiếu đề nghị vật tư” 🡺 sẽ mở ra màn hình WAH910 như bên dưới
  • Nhập vào vật tư đề xuất + số lượng (Với mã sản phẩm đã được phòng kế toán kiểm tra trùng lắp và tạo trước đó)
  • Sau khi chọn đủ, kiểm tra và SAVE
  • Nếu đối tượng sản phẩm chưa có trong danh sách vật tư (sản phẩm mới, hoặc ở dưới dạng 1 tên khác mà người đang lên đơn không biết), người dùng chọn sản phẩm “SP Chưa xác định” và ghi chú. Bộ phận kho và thu mua sẽ thay bằng sản phẩm thực tế khi tạo phiếu mua hàng.

 

LƯU Ý – ĐỐI VỚI CÁC SẢN PHẨM ĐÃ ĐƯỢC THIẾT LẬP CÂY ĐỊNH MỨC (MÀN HÌNH BOM150) – NGƯỜI DÙNG CÓ THỂ CLICK VÀO BUTTON “Load đề nghị vật tư từ BOM” để lấy danh sách vật tư được thiết lập trước đó.

Thiết lập định mức BOM ở màn hình BOM150 phù hợp cho các loại hình sản xuất mang tính chất lặp lại như sản xuất hoa/kiểng

  • Sau khi phiếu đề nghị vật tư đã được tạo. Phòng tổ chức/kho sẽ xem và duyệt phiếu đề nghị vật tư này. Lúc này với các sản phẩm chưa được tạo (“SP Chưa xác định”), KHO + KẾ TOÁN + TỔ CHỨC sẽ xác định, cũng như điều chỉnh lại danh sách trước khi duyệt để được xuất kho (Thay đổi bằng sản phẩm tương đương, tăng/giảm số lượng so với đề nghị)

QUAN TRỌNG: QUY TRÌNH CŨ, NGƯỜI DÙNG TẠO PHIẾU ĐỀ NGHỊ TRƯỚC –> SAU KHI PHIẾU ĐỀ NGHỊ ĐƯỢC DUYỆT, NGƯỜI DÙNG SAO CHÉP PHIẾU ĐỀ NGHỊ SANG PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO. –>  ĐỐI VỚI QUY TRÌNH PHỤC VỤ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT MỚI, NGƯỜI DÙNG TẠO PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO VẬT TƯ TRƯỚC, SAU ĐÓ SAO CHÉP ĐỂ TẠO PHIẾU ĐỀ NGHỊ VẬT TƯ.

ĐỐI VỚI CÁC ĐỀ NGHỊ KHÔNG THUỘC KẾ HOẠCH  – LÀM BÌNH THƯỜNG NHƯ QUY TRÌNH CŨ

 

 

CÁC MÀN HÌNH THỐNG KÊ – XEM SỐ LIỆU TỔNG

WAH909 – TAB MASTER VIEW: Xem tổng thể nhu cầu vật tư (Theo Ngày – Tháng – Quý) – Đối chiếu với tồn kho thời điểm hiện tại

Xem nhu cầu yêu cầu xuất kho vật tư theo ngày

Xem nhu cầu yêu cầu xuất kho vật tư group theo tháng

CRM905 – Xem tổng thể nhu cầu vật tư (Theo Ngày – Tháng – Quý) – Đối chiếu với tồn kho thời điểm hiện tại

Xem đối chiếu số lượng vật tư đề nghị và thực xuất

Xem View tổng theo đơn sản xuất: Đối chiếu số lượng kế hoạch yêu cầu – Số lượng sản xuất – Số lượng nghiệm thu đạt nhập kho thành phẩm

Xem kế hoạch tổng dạng Dashboard – Group theo tháng. Giúp quản lý nhanh chóng thấy được các tháng trong tương lai đã được lấp đầy bởi kế hoạch hay chưa

LƯU Ý QUAN TRỌNG:

  • Nếu ngày cần quá sát mà hàng hóa trong kho không có sẵn, bộ phận thu mua sẽ không có đủ thời gian để chuẩn bị, vì còn phụ thuộc tiến độ giao hàng của nhà cung cấp
  • Với các sản phẩm “THÀNH PHẨM”, cần quá trình sản xuất kéo dài, cần phải lên kế hoạch sớm
  • Các chi phí liên quan đến dự án (Nhập xuất kho, phiếu thu, phiếu chi…) sẽ được tập hợp vào đầu dự án này. Kết hợp với doanh thu bán hàng liên quan đến phòng ban, chi phí hoạt động khác (tiền lương, khấu hao cơ sở vật chất…) sẽ là căn cứ để tính giá vốn.

Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Price
  • Stock
  • Availability
  • Add to cart
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Additional information
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Compare
Wishlist 0
Open wishlist page Continue shopping